Le sujet du renouvellement de parc informatique fait souvent grincer des dents les dirigeants d’entreprise. Pourquoi changer un poste qui fonctionne encore ? Quelle est la solution la plus pertinente pour son entreprise ? Quand et comment effectuer ce renouvellement cyclique ? Acheter ou louer ? Afin de savoir comment transformer cette tâche difficile en stratégie efficace, voici quelques éléments de réponse à travers cet article.
Une réflexion à long terme
Le renouvellement d’un parc est un sujet qui ne doit pas être pris à la légère. Attendre qu’un PC tombe en panne pour le remplacer n’est pas une bonne solution. Le remplacer en urgence ne permet en effet pas de maîtriser ses coûts et fait perdre de l’argent à l’entreprise, car cela entraîne un temps d’arrêt pour l’utilisateur.
L’idéal est de mettre en place un cahier des charges, avec une politique de renouvellement qui s’inscrit en cohérence avec les besoins de l’entreprise. Être accompagné à ce sujet par un prestataire en informatique « qui connait le système d’information et l’activité de l’entreprise » s’avère être très utile pour s’assurer de faire les bons choix.
Obsolescence et garanties des équipements
Pour une entreprise, il est recommandé de renouveler ses ordinateurs pour les 3 ans, voire 4 ans. Premièrement, car les garanties des constructeurs pour les PC n’excèdent pas 3 ans. Utiliser un PC qui n’est plus sous garantie, peut rapidement coûter 50% du prix d’un équipement neuf, voire plus. Concernant les serveurs, la fréquence de renouvellement conseillée est de 5 ans, pour les mêmes raisons. Bien que ces durées de renouvellement puissent sembler courtes, il est à savoir que comptablement, ces équipements s’amortissent sur ces durées évoquées.
Performance des équipements
Conserver des équipements vieillissants peut être plus onéreux pour une entreprise comparativement au coût d’un remplacement. Plus un équipement est vieillissant, plus la probabilité de pertes de productivité et de risques de pannes sont élevés. En effet, lorsqu’un ordinateur est lent au démarrage ainsi que pour exécuter des tâches au quotidien, cela fait perdre du temps à l’utilisateur et sa productivité est donc diminuée. Ceci est sans parler des frustrations et agacements que cela peut engendrer.
À cela s’ajoute de potentielles failles de sécurité si les systèmes d’exploitation ne sont plus au goût du jour. Aussi, des équipements informatiques qui ne sont pas mis à niveau ne permettent généralement pas de bénéficier de tous les avantages technologiques et logiciels qui peuvent aider une entreprise à rester compétitive et se développer.
Une évolution des usages et des besoins des utilisateurs
Besoin de mobilité
Le sujet de mobilité en entreprise n’a jamais été autant important que depuis la crise du Covid-19. Énormément d’entreprises ne possédaient pas les équipements adéquats et ont dû s’équiper en urgence en ordinateurs portables, téléphones, imprimantes et en connexions sécurisées à distance. Ceci, en devant faire face à des ruptures de stock mondiales et une hausse des prix associée. Au-delà du télétravail, le fait de pouvoir se connecter à distance aux données de l’entreprise est un réel confort de travail et gain de temps, notamment en rdv client.
Des usages qui évoluent
Il ne convient pas simplement d’attribuer le même PC portable aux collaborateurs mobiles, et le même PC fixe aux sédentaires. Il convient surtout de tenir compte des besoins de chaque collaborateur/service dans ses fonctions. En effet, un chargé de communication aura besoin de caractéristiques techniques très poussées pour faire du montage vidéo. Tout comme les membres d’un bureau technique travaillant sur un logiciel de 3D par exemple.
Homogénéité
Bien que, comme évoqué ci-dessus, chaque salarié ne doit pas forcément posséder le même équipement, le fait d’homogénéiser son parc informatique est un réel atout. Cela facilite en effet sa gestion, tout en optimisant son mode de fonctionnement et réduit également les frais de gestion associés.
De ce fait, après avoir validé avec les collaborateurs les différentes configurations de postes nécessaires aux usages, l’idéal est de définir un type de poste qui sera affecté selon le groupe d’utilisateurs ou le service concerné.
La sécurité informatique au cœur des enjeux
Renouveler un parc informatique est aussi une question de sécurité. D’ailleurs, au sens large, chaque action sur un parc doit tenir compte de la politique de sécurité de l’entreprise.
Il convient donc, premièrement, d’avoir des équipements à jour. Cela englobe à la fois le système d’exploitation de la machine (il est à noter que certaines entreprises ont toujours des postes sous Windows 7 dans leur parc, alors que Microsoft n’en effectue plus les mises à jour depuis 2020, ce qui représente donc une faille de sécurité). Aussi, d’appliquer rigoureusement les mises à jour Windows du poste, et également concernant les serveurs et messageries.
Dans une optique de continuité d’activité en cas de sinistre et afin de ne pas perdre de données, ces dernières ne doivent pas être stockées en local sur les postes des utilisateurs. Elles seraient en effet irrécupérables si le poste ne pouvait plus démarrer. Les données doivent donc être stockées uniquement sur le serveur distant et sécurisé de l’entreprise, qu’il soit physique ou dans le cloud.
De ce fait, il n’est pas pertinent de doter tous les collaborateurs de postes avec des capacités de stockages importantes (512Go voire plus), ce qui pourrait les inciter en enregistrer des documents localement.
Financer le renouvellement du parc informatique
Dois-je acheter ou louer mon matériel informatique ? Quelle est la solution de financement adaptée à mon entreprise ?
Chaque option a son lot d’avantages et d’inconvénients. Si l’achat permet de posséder son matériel et de le gérer comme on le souhaite, le financement mérite d’être étudié, et permet notamment de :
- Investir tout en préservant ses capitaux propres (trésorerie, crédit bancaire)
- Comptabiliser les loyers en charges d’exploitation
- Lisser ses dépenses sur l’année
- Disposer d’équipements performants sans apport initial
- S’assurer d’avoir un parc homogène et de dernière génération, en faisant des roulements réguliers via des financements sur 36 mois par exemple, ce qui est moins coûteux pour sa maintenance
- Être accompagné par un prestataire de maintenance informatique
L’ensemble des éléments évoqués sont connus et maîtrisés par les prestataires de maintenance informatique. Avoir un contrat de maintenance permet donc également de s’épauler sur son partenaire pour ces sujets-là également. En supervisant au quotidien le parc client, le prestataire est le mieux placé pour apporter des réponses concrètes et pertinentes concernant ces enjeux.
Le prestataire a en effet une bonne connaissance du système d’information, de l’activité, des besoins et des perspectives d’évolution de son client.
Généralement, on fournit et installe le matériel chez nos clients. Nous avons donc le recul et l’expérience nécessaire afin de savoir quel matériel proposer. Cela n’empêche pas d’acquérir son matériel par un autre biais, notamment si ses fournisseurs sont en ruptures en stock. Auquel cas, il reste pertinent d’en faire valider les prérequis techniques pour vous assurer que cela correspond à l’utilisation qui en sera faite.
