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Le télétravail, cette forme de travail qui se fait à distance, s’est largement démocratisé avec la crise sanitaire de la Covid-19. Si celui-ci comporte son lot d’avantages et inconvénients, il présente surtout un ensemble de…
Le télétravail, cette forme de travail qui se fait à distance, s’est largement démocratisé avec la crise sanitaire de la Covid-19. Si celui-ci comporte son lot d’avantages et inconvénients, il présente surtout un ensemble de risques qu’il est important de connaître afin de s’en prémunir.
Télétravail : quels cyber risques ?
Par définition, le télétravail impose un changement d’organisation radical : assurer son poste sans être sur son lieu de travail. Cela implique notamment de nombreux risques informatiques, étant donné que l’accès à certaines ressources doit se faire à distance. Cet accès doit donc utiliser un réseau comme intermédiaire qui n’est pas le réseau interne de l’entreprise, plus sécurisé qu’une simple connexion domestique.
Au-delà des risques liés au transfert d’informations par un nouveau réseau, l’accès aux différentes ressources professionnelles via une nouvelle machine, possiblement un ordinateur personnel, est une véritable bombe à retardement. Pour peu que celui-ci soit vérolé (touché par un virus) ou ne soit pas à jour, les données sensibles comme les mots de passe se retrouvent largement exposées.
Enfin, l’environnement de travail peut augmenter les risques d’erreur : téléchargement de logiciels malveillants type Cheval de Troie, récolte de données confidentielles via hameçonnage (phishing), etc.
Les risques d’un télétravail mal préparé sont donc très concrets et très dangereux pour une entreprise, le vol d’informations confidentielles (coordonnées bancaires, secret industriel, corruption de mots de passe) étant le principal danger. Ces données peuvent être alors divulguées ou vendues, ou encore bloquées jusqu’à versement d’une rançon de votre part (rançongiciel ou ransomware).
Nos conseils pour télétravailler en sécurité
Deux mots d’ordre pour un télétravail avec des risques maîtrisés : prévention et préparation. La prévention passe par la formation de tous les futurs collaborateurs en télétravail aux bonnes pratiques : utilisation des outils mis en place par l’entreprise, méfiance vis-à-vis des mails et autres démarchages d’expéditeurs inconnus, mise à jour de son système d’exploitation et de ses logiciels.
En termes de préparation, il est important pour l’entreprise de mettre en place les outils nécessaires à la sécurité informatique des télétravailleurs. Le premier et plus important est de mettre à disposition un ordinateur de fonction, évitant l’usage des machines personnelles et les dangers qui leur sont propres. Côté logiciel, il est conseillé d’utiliser des gestionnaires de mots de passe, pour sécuriser les identifiants aux différentes plateformes. Autre outil logiciel important : le VPN, un outil permettant de crypter la connexion à un réseau, ce qui réduit les risques au moment de transférer des informations via sa connexion domestique.
Pourquoi externaliser son informatique d’entreprise à un prestataire ?
Externaliser la gestion de son informatique d’entreprise à Bordeaux. L’informatique est une ressource clé pour toute société.
Le système d’information se doit d’être fiable, stable et sécurisé. Les PME sont autant concernées par ce sujet que les grandes entreprises. Les problèmes informatiques font perdre environ 100 heures de temps par an aux salariés. Gérer l’informatique en interne implique de détacher un (ou des) employé de son poste principal au moindre souci. Cela engendre donc le fait de confier la gestion de l’informatique à une personne dont cela n’est pas le métier. Ceci entraîne alors une perte de productivité, de temps, et donc d’argent. Vient alors à se demander si externaliser la gestion de son parc informatique ne serait pas une meilleure alternative. Nous allons détailler ci-après 8 raisons d’externaliser son informatique d’entreprise pour une PME à Bordeaux. Evidemment, nous nous adressons ici aux sociétés que nous pourrions accompagner sur notre secteur, mais ces conseils fonctionnent également ailleurs si vous n’êtes pas dans la région de Bordeaux !
1- MAÎTRISER LES COÛTS
Le dépannage au coup-par-coup engendre des coûts non maîtrisés. Que cela soit fait en interne ou via un dépanneur, sur le long terme, ceci occasionne des coûts importants et non contrôlés.
L’avantage premier de confier la gestion de son parc à un prestataire informatique réside dans la visibilité du coût engendré. En effet, via une offre d’infogérance illimitée, votre entreprise va effectuer des économies. Tout d’abord, car quel que soit le nombre d’interventions de votre prestataire (à distance ou sur site), cela n’engendre pas de dépense supplémentaire (si votre prestataire propose un service d’assistances illimitées). Aussi, car un prestataire propose des services de supervision de parc à distance, met en place des actions préventives, et vous permet de limiter et anticiper les risques en amont. Enfin, un prestataire s’engage sur des délais de prise en charge de vos demandes. Vous avez donc l’assurance de ne pas attendre des heures, voire des jours, avant de bénéficier d’un service et/ou être dépanné, et que cela, in fine, vous coûte de l’argent.
2- VOUS RECENTRER SUR VOS PROJETS D’ENTREPRISE
Externaliser la gestion de son système d’information, c’est confier à un prestataire de services, le maintien en condition opérationnelle de son parc informatique. Aussi, cela veut dire ne plus se soucier des problématiques informatiques que l’on rencontre au quotidien. En vous déchargeant du poids que cela engendre, vous pouvez vous recentrer, sereinement, sur votre cœur de métier. En effet, vous avez l’assurance que votre partenaire connait votre parc et détient les compétences afin de vous apporter une assistance rapide et performante.
3- LIMITER LES PANNES DE VOS OUTILS NUMÉRIQUES
Le rôle d’un infogéreur est de mettre en place des actions préventives dans l’objectif de minimiser les risques de pannes. Au-delà du fait d’éviter les arrêts de fonctionnement, le but est aussi d’éviter toutes lenteurs de postes, d’équipement réseau ou de dysfonctionnement d’un logiciel. En réalisant un audit technique en début de partenariat, et en effectuant une supervision de votre parc informatique, votre prestataire saura détecter tout risque de dysfonctionnement.
Ceci concerne également la gestion des mises à jour de vos logiciels, la supervision du fonctionnement de votre serveur. Et aussi de contrôler le résultat de vos sauvegardes ainsi que la gestion de vos antivirus et antispams.
4- RÉTABLIR LE SERVICE DANS LES MEILLEURS DÉLAIS
Votre prestataire informatique s’engage, dans le cadre du contrat conclu, sur des délais pour vous apporter des assistances techniques concernant vos problématiques informatiques. Que ces assistances soient téléphoniques ou physiques, la maintenance curative d’un prestataire doit avoir pour objectif principal de rétablir le service interrompu dans les meilleurs délais.
Un prestataire de services d’infogérance informatique vous permet de bénéficier de son service de hotline afin qu’un technicien puisse prendre la main à distance sur votre poste. En complément, en vous mettant à disposition une plateforme de ticketing, vous avez la possibilité d’y formuler vos demandes, de suivre leur avancement, d’être notifié par mail de la résolution d’un incident, ou encore de consulter l’historique de vos demandes.
Evidemment, pour toute panne bloquante, le partenaire doit pouvoir se rendre rapidement en vos locaux, d’où l’importance d’avoir une proximité géographique avec ce dernier.
5- OPTIMISER VOTRE SYSTÈME INFORMATIQUE
Parmi les services que le prestataire doit apporter, cela va bien au-delà de la simple résolution des problèmes rencontrés ou pannes. En effet, ce partenaire de proximité a aussi pour rôle de vous accompagner dans l’optimisation de votre système d’information. Ceci passe par se positionner avant tout comme un partenaire axé sur le service. Cela implique donc d’avoir une bonne connaissance de votre parc informatique ainsi que de vos besoins métier. En effet, ces derniers évoluent, c’est pourquoi, il est essentiel de vous apporter des conseils pour :
- Travailler avec des outils adéquats et à jour. C’est-à-dire renouveler les installations nécessaires afin de ne pas subir les conséquences que pourrait engendrer un système obsolète.
- Effectuer des investissements nécessaires à votre activité. L’objectif étant d’éviter des investissements qui puissent s’avérer impertinents et vous doter d’équipements qui correspondront vraiment à vos besoins d’utilisation. Votre service informatique saura donc vous conseiller pour arbitrer ces choix, avec ses connaissances techniques couplées à sa connaissance de vos besoins.
- Vous aider à contrôler vos accès internet en entreprise, selon votre charte informatique.
- Vous maintenir informé de nouveautés logicielles et matérielles qui pourraient vous être bénéfiques.
- Vous faire part de bonnes pratiques informatiques à mettre en place en entreprise.
- Vous alerter lorsque des campagnes de piratage sont en cours et vous prodiguer les conseils nécessaires afin de les éviter.
6- SÉCURISER VOTRE SYSTÈME INFORMATIQUE
La sécurité en entreprise, au sens large du terme, est un des enjeux les plus importants et implique fortement la responsabilité de l’employeur. Il en va de la sécurité informatique qui est primordiale pour toute organisation. Les attaques informatiques ne cessent de se multiplier et d’être plus puissantes technologiquement. Les techniques de piratage parviennent à contourner les outils de sécurité et dupent de mieux en mieux les utilisateurs. Des virus circulent donc au quotidien et les rançongiciels sont en forte progression. Tout commence par un « bon mot de passe«
Lésiner les investissements nécessaires à la sécurité informatique est prendre un risque démesuré compte tenu des pertes de données qui peuvent en découler, couplé à l’intervention de service associée. Vous-êtes-vous déjà imaginé combien vous coûterait une simple journée sans informatique ?
Votre service informatique saura donc mettre à votre disposition des outils performants et prodiguer les meilleures pratiques afin de vous accompagner dans la sécurisation de votre parc. Aussi, ce dernier se chargera de gérer les mises à jour de vos licences et de superviser les actions de vos outils afin de s’assurer de leur bonne efficacité.
7- SAUVEGARDER VOS DONNÉES À BORDEAUX
Effectuer une sauvegarde de votre serveur sur un disque que vous changez chaque semaine, c’est un bon début. Mais ceci n’est clairement plus en phase avec toutes les possibilités qui existent à présent et qui sont beaucoup plus efficaces, moins contraignantes, et ne nécessitent aucune intervention humaine. Tout comme synchroniser ses dossiers sur le cloud, cela n’est pas une sauvegarde, mais simplement une synchronisation.
Comme évoqué dans le point précédent, aucune entreprise ne peut prendre le risque de perdre ses données, qu’elles soient relatives à ses employés, clients, ou relatives à la facturation. Tout comme pour la sécurité, un prestataire de services informatique saura vous présenter les différentes solutions de sauvegarde qui s’offrent à vous. Celles qui seront les mieux adaptées à vos besoins, mais aussi celles qui vous permettront de vous prémunir au maximum face aux risques de pertes de données.
L’externalisation s’intègre aujourd’hui comme un complément indispensable à une sauvegarde locale. Et externaliser localement, en France, en sachant que vos données sont proches de chez votre partenaire, à Bordeaux, c’est encore mieux !
8- BÉNÉFICIER D’UN ACCOMPAGNEMENT PAR UN EXPERT À BORDEAUX
La proximité dans tous les sens du terme est très importante en informatique. Bien que la majorité des assistances puisse être résolue à distance, il est essentiel que votre prestataire soit proche de vous géographiquement. Il est en effet parfois nécessaire d’intervenir rapidement sur site. D’où la nécessité d’avoir recours à un prestataire basé à proximité de Bordeaux pour toute entreprise ou collectivité située dans cette région.
Cette proximité, au sens figuré du terme, doit être ressentie et mise en avant lorsque vous effectuez votre choix de prestataire. En effet, au-delà d’une prise en charge de vos demandes et d’un tarif annoncé, un prestataire en infogérance doit aller plus loin que cela. Ce dernier se doit de vous prodiguer des services en permanence, d’être proactif et anticipateur pour que vous puissiez tirer le meilleur parti possible de votre système d’information.
La question finale étant, confierez-vous cela à SYNEXIA 🙂 ?
Comment créer un mot de passe fort, complexe et unique. Utiliser un gestionnaire et changer régulièrement son mot de passe. Pourquoi créer un mot de passe fort alors que vous en utilisez un facile ?
Pourquoi il ne faut surtout pas utiliser votre mot de passe pour différents comptes ? Pourquoi intégrer des caractères dans vos mots de passe ainsi que des chiffres et des lettres majuscules et minuscules ?
Nous répondons à ces questions dans l’article ci-dessous et vous donnons quelques astuces afin de créer de bons mots de passe.
UN BON MOT DE PASSE POUR VOTRE COMPTE
Avant d’expliquer comment créer un mot de passe fort, commençons par en évoquer les raisons et l’utilité que cela apporte.
Au quotidien, nous avons tous énormément de comptes en ligne, accessibles avec un identifiant et un mot de passe. Cela semble donc suffisant, au premier abord, pour sécuriser nos accès sur internet. Mais ce n’est pas le cas si l’on n’utilise pas un mot de passe suffisamment long et complexe afin d’augmenter le niveau de protection de nos comptes.
En effet, il est très facile pour un pirate, à l’aide d’un ordinateur, de deviner un mot de passe qui n’est pas complexe.
Par exemple : un mot de passe du dictionnaire, quelle qu’en soit sa longueur, serait trouvé en quelques heures seulement. Alors qu’il faudrait des années pour trouver un mot de passe fort.
De ce fait, pour votre sécurité informatique, on comprend mieux l’enjeux de créer un bon mot de passe et la nécessité d’en utiliser des différents selon ses comptes sur internet. D’autant plus si le code de déverrouillage de son PC est identique au code d’accès de son compte en banque…
UN MOT DE PASSE LONG, BASÉ SUR UNE PHRASE, CONTENANT LETTRE, SYMBOLE, CHIFFRE, MINUSCULE, MAJUSCULE ET CARACTÈRE SPÉCIAL
Il est recommandé de bâtir son mot de passe à l’aide d’une phrase plutôt que d’un mot.
Il doit être construit avec au moins 8 caractères (idéalement 10 à 12), contenant :
- Minuscules
- Majuscules
- Chiffre (au moins 1)
- Caractère spécial (au moins 1)
Votre mot de passe ne doit jamais faire référence à vos données personnelles, afin que personne ne puisse le deviner.
En effet, votre date de naissance ou le prénom de votre enfant sont par exemple des informations disponibles sur les réseaux sociaux.
Pourquoi cela ? Car un pirate, pour tenter de trouver votre mot de passe, va tout d’abord demander à l’ordinateur d’effectuer des recherches en lien avec vos données personnelles.
Prenons l’exemple du mot de passe « Rio2mille!9 ». C’est un mot de passe fort, qui correspond aux prérequis d’un bon mot de passe. Toutefois, si votre perroquet s’appelle Rio, et qu’il est né en 2019, un pirate peut facilement trouver ces informations sur les réseaux sociaux. Ce dernier n’aura donc plus qu’à demander à l’ordinateur de tester un maximum de combinaisons en entre le nom de votre animal et sa date de naissance. Ou encore, avec les informations concernant vos enfants ou votre conjoint.
De ce fait, il convient de proscrire tout mot de passe relatif à un mot issu du dictionnaire, ou faisant référence à une information personnelle connue publiquement, comme une date de mariage ou de naissance.
Enfin, il ne doit pas figurer dans la liste des mots de passe les plus utilisés.
UN MOT DE PASSE UNIQUE, CONTENANT DES CARACTÈRES ET, SI POSSIBLE, GÉNÉRÉ DE FAÇON ALÉATOIRE
Il convient d’utiliser un mot de passe unique et différent pour chaque compte de messagerie (professionnelle et personnelle). Tout comme pour tout autre accès en ligne présentant un caractère sensible (banque, réseaux sociaux, messagerie).
En effet, si par exemple un compte est victime d’une fuite de données, votre mot de passe pourrait être réutilisé afin d’accéder à vos autres comptes si les mots de passe sont identiques.
Vous pouvez vérifier si vous avez un compte qui a été compromis dans une violation de données et ainsi découvrir la source pour y remédier.
Il est donc évident que :
- Votre mot de passe ne doit pas être noté sur un post-it à côté de votre poste.
- Ni même sur un document Word dans votre ordinateur, ou sur votre smartphone ou encore dans vos mails. (Car ils ne sont pas prévus pour stocker et sécuriser les mots de passe.)
- Ne demandez pas à un tiers de vous créer un mot de passe.
- N’enregistrez pas la mémorisation automatique des mots de passe dans votre navigateur internet.
- Changez les mots de passe qui vous sont attribués par défaut
- Au moindre soupçon, changez votre mot de passe
- Sur un ordinateur partagé en lieux public, utilisez la navigation privée et déconnectez vos sessions après chaque utilisation
Mais comment se souvenir d’un mot de passe unique par accès sur internet ?
Ci-après, nous vous donnons quelques astuces pour créer un mot de passe fort et s’en souvenir. Mais pour se souvenir de tous ses mots de passe, à moins d’utiliser un coffre-fort numérique de type gestionnaire de mot de passe, il est évident qu’il est impossible de tous les mémoriser.
La technique que vous pouvez utiliser est de créer un mot de passe fort, puis de rajouter des lettres, selon le site auquel vous vous connectez. Exemple : rajouter « Fcb » à la fin du mot de passe lorsque cela concerne Facebook, « Gml » pour votre messagerie Gmail, etc.
QUELQUES ASTUCES POUR CRÉER VOS MOTS DE PASSE
Basez-vous sur une phrase que vous aimez bien utiliser, sur un proverbe qui vous marque, ou sur une citation extraite de votre film préféré.
Prenons pour exemple : « Rio ne répond plus » (nous ne parlons pas ici de votre perroquet, rassurez-vous, mais du film OSS 117 😊 ) avec la réplique « D’aucun ont des aventures, je suis une aventure ! »
En utilisant la première lettre de chaque mot, et en conservant la ponctuation, cela donnerait : D’aoda,jsua !
Que l’on pourrait complexifier avec un mélange de majuscules, minuscules, chiffres et symboles, en : #D@0da,Js1a !
Explications : ici, le premier A est remplacé par un @ – le o remplacé par le chiffre 0 – le un par le chiffre 1.
Ce mot de passe serait donc simple à retenir et très difficile à deviner.
La CNIL met à disposition un outil pour aider les utilisateurs à créer un mot de passe long et mémorisable.
PAS D’IDÉE ? UTILISEZ UN GÉNÉRATEUR ET UN GESTIONNAIRE DE MOTS DE PASSE
Vu que tous vos mots de passe sur internet doivent être différents, il est quasiment impossible de tous les retenir !
Simplifiez-vous la tâche avec un gestionnaire de mots de passes. Ainsi, vous n’avez plus qu’un seul mot de passe à retenir : celui de votre gestionnaire, qui sécurisera les autres. KeePass est un gestionnaire gratuit recommandé par la CNIL. Autre option, utiliser Dashlane, plus simple d’utilisation et gratuit jusqu’à 50 mots de passes.
PAS DE PLACE AU HASARD : AUGMENTEZ VOTRE SÉCURITÉ AVEC UNE DOUBLE AUTHENTIFICATION
Si cela est possible, dans les paramètres de votre compte utilisateur, activez la double authentification. Cela vous sécurise d’autant plus et vous permet d’être informé par email ou sms de toute tentative de connexion à votre compte depuis un autre terminal.
POUR ENCORE PLUS DE SÉCURITÉ, CHANGEZ RÉGULIÈREMENT VOS MOTS DE PASSE
Un des mots de passe les plus importants à changer régulièrement est celui de votre adresse email. En effet, c’est grâce à votre boite mail que vous pouvez réinitialiser des mots de passe. Donc au moins une fois par an, changez celui-ci et autres accès de comptes que vous jugez nécessaires.
En entreprise, il convient de mettre en place une stratégie d’expiration de mot de passe automatique pour les accès aux sessions et boites mail. Ceci, idéalement tous les 90 jours, afin de renforcer la sécurité en interne.
Pour plus d’informations sur la sécurité d’entreprise, contactez-nous.
Incontournable dans le monde de l’informatique d’entreprise, la suite bureautique Microsoft Office séduit des milliards d’utilisateurs. Nul besoin de présenter ses logiciels phare : Word, Excel et PowerPoint, accompagnés d’Access et Outlook, qui sont nécessaires au quotidien en entreprise.
Pour se procurer les outils Microsoft, deux options s’offrent aux entreprises : acquérir un pack Office 2019 (version la plus récente à ce jour), ou souscrire à un abonnement Office 365. Plusieurs éléments sont à prendre en considération pour faire son choix. Notamment lorsque l’entreprise est équipée de nombreux postes de travail.
Voici ci-après les différences entre ces deux façons de se procurer la suite Office :
OFFICE 2019
L’avantage premier d’Office 2019, est que cet achat est définitif et permet d’être propriétaire de la licence. Il n’y a donc qu’une seule dépense à envisager. La licence peut être installée sur un PC ou sur un Mac (une seule fois). Les mises à jour de sécurité sont effectuées mais cela ne permet pas de bénéficier de nouveaux outils ou nouvelles fonctionnalités. Cela implique donc de racheter une version plus récente lorsque cette dernière devient obsolète, pour bénéficier des mises à jour.
OFFICE 365
Nouvellement renommée Microsoft 365, cette version est une licence d’abonnement cloud, impliquant donc un engagement mensuel ou annuel.
Ce système SaaS (Software as a Service), accessible via le web, peut permettre de réduire les coûts en entreprise. De plus, avec ce système, les mises à jour de sécurité et des fonctionnalités sont faites régulièrement. Enfin, à cela s’ajoutent l’application de messagerie Exchange, le partage et le stockage de données OneDrive (avec 1To de stockage par utilisateur). En complément, on retrouve Microsoft Teams pour faciliter le travail collaboratif et les visioconférences.
QUELLE VERSION D’OFFICE 365 CHOISIR POUR SON ENTREPRISE ?
Microsoft 365 Business est adapté aux besoins des TPE-PME. Les versions les plus couramment utilisées étant : Microsoft 365 Business Basic (anciennement nommé Office 365 Business Essentials) et la version Microsoft 365 Business Standard (anciennement Office 365 Business Premium).
AVEC BUSINESS BASIC, À 4,20€ HT PAR MOIS, PAR UTILISATEUR, CELA PERMET DE :
- Bénéficier de la version web et mobile des applications de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Utiliser les services Teams pour échanger facilement entre collègues et faire de la visioconférence
- Etre dôté de 1To de stockage cloud OneDrive, ainsi que SharePoint et Exchange.
AVEC BUSINESS STANDARD, À 10,50€ HT PAR MOIS, PAR UTILISATEUR, CELA PERMET DE :
- Bénéficier des applications de bureautique en physique et également des mêmes services collaboratifs qu’avec la Basic (Teams, OneDrive, SharePoint et Exchange)
- En complément, chaque utilisateur peut installer Office sur 5 appareils à la fois. Un document peut donc être modifié depuis mobile ou iPad, et terminé sur un PC.
Enfin, pour ceux ayant de plus amples besoins de stockage, il convient de se diriger vers l’offre dédiée aux Grandes Entreprises. Notamment, avec Microsoft 365 Entreprise. Dans ses différentes versions, la Microsoft 365 E3, à 31,50€ HT par mois et par utilisateur, permet de bénéficier d’un stockage OneDrive illimité. Enfin, cela offre un stockage illimité pour la messagerie, ainsi que d’autres fonctionnalités complémentaires.
La principale différence entre les deux suites Microsoft réside donc dans le besoin d’avoir des outils collaboratifs et dans son mode de financement (achat de licence ou abonnement mensuel).
Notre équipe, certifiée Microsoft, est à votre disposition pour vous accompagner dans votre choix ainsi que pour déployer et utiliser la suite Office dans votre organisation.
Incontournable dans le monde de l’informatique d’entreprise, la suite bureautique Microsoft Office séduit des milliards d’utilisateurs. Nul besoin de présenter ses logiciels phare : Word, Excel et PowerPoint, accompagnés d’Access…
Synexia est une PME au service des PME. Nous nous positionnons comme l’informatique interne de nos clients. Tout d’abord, notre solution d’infogérance est établie suite à un audit sur site client. En particulier pour connaître l’utilisation du système informatique de nos clients ainsi que leurs besoins. Enfin, notre contrat contient tous les prérequis auxquels un prestataire d’infogérance doit répondre.
Si vous vous demandez quel est l’intérêt de faire appel à un prestataire d’infogérance pour une PME, consultez notre article.
ASSISTANCES ILLIMITÉES ET DÉLAIS D’INTERVENTION RAPIDE
Par la suite, toutes nos assistances (physiques et téléphoniques) sont illimitées. Cela signifie qu’il n’y a pas d’option supplémentaire à souscrire. Ainsi, quoi qu’il vous arrive, cela sera forcément prévu dans le contrat. Nous vous assistons donc pour gérer l’intégralité de vos problématiques informatiques. De plus, nous faisons également le relais avec vos prestataires d’accès internet, téléphonie et logiciels métier.
Étant donné que nous sommes basés au Haillan, nous intervenons principalement en Gironde. En conséquence, nous sommes proches de nos clients. C’est la raison pour laquelle nous intervenons rapidement sur site.
UNE HOTLINE UTILISATEURS POUR LA TÉLÉASSISTANCE
En ce qui concerne notre assistance illimitée, notre équipe est composée de techniciens administrateurs systèmes et réseaux, formés aux solutions que nous déployons. Ces derniers sont joignables via notre numéro d’appel unique.
Du lundi au vendredi, de 9h à 12h30 et de 14h à 18h.
VOUS BÉNÉFICIEZ AINSI D’UN SUIVIS DE PROXIMITÉ ET BIEN PLUS ENCORE :
- La supervision et la recherche d’optimisation de votre système informatique (Serveur, réseau, postes utilisateurs, etc.)
- Un service de hotline utilisateur 5j/7, réactif et disponible. (Pour les demandes de service, d’assistances, la résolution des pannes à distance ou la mise en place d’interventions sur si
- Un service d’assistance illimité
- Un délai d’intervention rapide, sur site et par téléassistance
- La gestion des relations avec les prestataires liés à l’informatique. (Fournisseur d’accès internet, téléphonie, imprimantes, etc.)
- La maintenance, la gestion et la mise à jour de votre SI et de vos licences
- Une maintenance préventive pour éviter les pannes bloquantes
- La gestion de la sécurité de votre SI. (Gestion antivirus, antispam, firewall, stratégie réseau…)
- La résolution de pannes en amont de leur impact opérationnel
- La résolution de vos problèmes informatiques
- Le conseil sur l’optimisation de votre parc
- Le conseil pour tout besoin informatique (Matériel, logiciel, téléphonique…)
- Un gain de performances : Spécialisés en infogérance, nous saurons vous indiquer ce qui fonctionnera le mieux pour vous et comment optimiser votre matériel.
- Un gain de temps : nous gérons tous vos problèmes informatiques pour vous
- Un accompagnement quotidien : Nous supervisons de façon quotidienne le résultat de vos sauvegardes de données.
Nous tiendrons tous ces engagements, tout en respectant les valeurs essentielles que nous défendons : professionnalisme, compétitivité, disponibilité et réactivité mais surtout respect du client.
Pour tout projet ou complément d’information, contactez-nous.
La téléphonie sur IP, ou « VoIP », nous en entendons parler depuis plusieurs années.
Qu’est-ce vraiment, quelle est la signification de ces abréviations, quels en sont les avantages en entreprise ?
Nous allons aborder ci-après ces sujets et apporter des éléments de réponse.
« VoIP », signifie « Voice Over iP », soit « la voix par protocole internet », si nous devions franciser cela. La voix sur IP donc, est un protocole informatique permettant de transmettre la voix via le réseau internet. Ce mode de fonctionnement est donc à l’opposé de la téléphonie classique, transitant par le réseau téléphonique commuté (communément appelé RTC). La téléphonie IP est très démocratisée en entreprise part ses nombreux avantages. Fini donc le branchement d’un téléphone sur une prise en murale en T. Les connexions se font à présent sur des prises réseau RJ45.
Les avantages de la téléphonie sur IP en entreprise
Le premier avantage, et non des moindres, est d’un point de vue financier. Les frais de communication mensuels se voient diminuer lors d’un passage à la VoIP. Ne demandant pas beaucoup de bande passante pour fonctionner, cette dernière n’affecte pas le réseau interne de l’entreprise, et permet de relier plusieurs sites entre eux. En interne, la communication est aussi simplifiée entre les différents services. En effet, un collaborateur n’est ainsi plus associé à une ligne téléphonique, mais à un poste. De ce fait, chaque collaborateur conserve son numéro est et joignable s’il change de bureau, de service, s’il est en déplacement ou bien en télétravail, via l’application dédiée sur son smartphone.
En résumé : Gain d’argent, gain en mobilité et simplification d’utilisation sont au rendez-vous.
Comment migrer sa téléphonie vers la solution IP ?
Après avoir vérifié que la connexion internet de l’entreprise est suffisamment puissante, il convient de prendre contact avec un prestataire habilité à la téléphonie sur IP.
Ce dernier aura besoin de connaître le besoin : abonnement souhaité, nécessité d’un serveur vocal interactif (SVI), nécessité d’une Sélection Directe à l’Arrivée (SDA), nombre d’appels simultanés souhaités, nombre de téléphones souhaités (standard, téléphones fixes, téléphones sans fil dits « DECT »).
- Explications des termes utilisés ci-dessus :
Un Serveur Vocal Interactif est un système ayant la capacité de « dialoguer » avec un utilisateur lors d’un appel. En effet, le SVI permet de recevoir et émettre un appel, de proposer des choix et réagir en fonction (ex : « pour joindre le service technique, tapez 1 »). Aussi, de diffuser un message pré-enregistré tout en ayant la possibilité de gérer simultanément plusieurs appels entrants.
La Sélection Directe à l’Arrivée permet à l’ensemble des postes d’un réseau téléphonique (ceux souhaités), de bénéficier de la réception directe des appels entrants, même si ces derniers postes n’ont pas une propre ligne vers l’extérieur. Par exemple, en appelant depuis l’extérieur et en composant la touche 1 comme vu ci-dessus, l’ensemble des téléphones rattachés au service technique vont de ce fait sonner, sans nécessiter à l’appelant de passer par un standard. Transitant par le PABX (Autocommutateur téléphonique privé), le nombre de SDA correspond au nombre de téléphones joignables via un numéro composé. Le rôle du PABX étant donc d’acheminer directement l’appel vers les postes téléphoniques concernés.
Par la suite, il conviendra évidemment de s’équiper de matériel téléphonique compatible, que le prestataire sera en mesure de fournir, d’installer et d’effectuer la maintenance associée.
Aujourd’hui, énormément de prestataires informatiques sont certifiés et déploient la téléphonie sur iP, permettant aux entreprises déjà clientes via un contrat d’infogérance par exemple, de confier cela à ce même prestataire. Ainsi, cela facilite la compréhension du besoin, la maîtrise des coûts, des délais, et du service après-vente.
Synexia est à votre disposition pour étudier tout projet de migration de téléphonie, et vous accompagner de A à Z sur ce sujet.
L’infogérance a pour objectif de confier tout ou partie de la gestion de son système d’information à un prestataire extérieur, spécialisé en informatique. Cela signifie octroyer la gestion de ses ordinateurs, serveur(s), données, sauvegardes et éléments de sécurité à un seul et même spécialiste. Ceci, dans le but d’avoir un parc informatique performant et d’en limiter les pannes. En se déchargeant de ces tâches très techniques, cela permet de gagner du temps et se recentrer sur son activité et ses tâches génératrices de valeur ajoutée.Comment est effectuée la gestion du parc informatique ?L’objectif de souscrire à un contrat d’infogérance n’a pas pour unique vocation à solliciter son prestataire lors d’un bug ou d’une panne. Cela va bien au-delà du service d’assistances aux utilisateurs. Bien que les prestations d’assistances soient très appréciées par les collaborateurs qui peuvent ne pas être à l’aise avec les outils informatiques et perdent donc beaucoup de temps à tenter eux-mêmes de résoudre leurs bugs.
Parmi les services inclus dans un contrat d’infogérance, peuvent être notamment cités les éléments suivants :
- Un audit du parc informatique
Cette prestation s’effectue en premier lieu lors de la mise en place d’un contrat. L’objectif étant de réaliser un état des lieux du parc informatique, d’en identifier les éléments de performances, et ceux à améliorer, ainsi que les éléments de sécurité. A la suite de cette évaluation totale du système d’information, le prestataire est en mesure d’exposer les points d’améliorations et potentielles failles de sécurité. Enfin, des recommandations sont donc faites et adressées au client, dans le but de l’informer et lui exposer les actions à envisager si ce dernier désire combler les points négatifs décelés, afin d’augmenter les performances et la sécurisation de son SI.
- Une maintenance du parc informatique
A la fois préventive et curative, afin d’anticiper les risques de pannes et minimiser les temps d’interruption de services potentiels sur le SI. La maintenance informatique regroupe de nombreux avantages
- Une surveillance et sécurisation des systèmes et réseaux
Le monitoring du parc informatique (PC, serveur, données, réseau), effectué 24/7 permet de contrôler, superviser et administrer l’ensemble des éléments du SI et recevoir des alertes en cas d’anomalies. La sécurisation du système peut intégrer le déploiement d’éléments de sécurité si nécessaire (pare-feu, antivirus, antispam) ou de sauvegarde. Ainsi que le contrôle de leur bonne exécution, mises à jour et efficacité, par le biais de logiciels de supervision.
-
- Un support technique et une assistance utilisateurs (aussi appelée Hotline)
Le prestataire d’infogérance dédie en effet une partie de son équipe au support téléphonique afin que quotidiennement, les utilisateurs puissent les contacter au moindre souci et ne pas perdre de temps à essayer de se dépanner eux-mêmes en interne. Comme par exemple : un problème d’envoi ou réception de mail, un souci pour imprimer, problème d’accès au serveur ou à l’ouverture d’un fichier, une panne internet, etc.
- Un accompagnement pour faire évoluer son parc informatique, et pour qu’il soit toujours performant
L’autre intérêt d’un contrat d’infogérance est de bénéficier de l’accompagnement de proximité de son partenaire informatique. En effet, ce dernier a un rôle de conseil et une parfaite connaissance du SI de son client. De ce fait, il se doit de lui prodiguer des recommandations pertinentes, en cohérence avec ses besoins et ses perspectives d’évolution. Ceci, que ce soit pour du renouvellement de postes ou l’acquisition d’un matériel plus performant, ou bien pour un changement de logiciel.L’objectif étant d’être apporteur de solutions nouvelles visant à accroitre la sécurité du parc, et aussi ses performances et donc la productivité du client.
- Un contrat personnalisé
Une prestation d’infogérance se met en place via un contrat avec un prestataire extérieur. Le contrat mentionne la nature exacte des prestations associées, les types de prises en charge et les délais associées sur lesquels s’engage le prestataire.
Evidemment, le contrat mentionne aussi la durée associée (généralement 12 mois reconductibles), le coût, le périmètre de la prestation et les équipements supervisés, ainsi que les différentes obligations des parties signataires.
Ce contrat doit pouvoir constamment s’adapter aux besoins et à la taille de l’entreprise cliente, afin de pouvoir être ajusté si le nombre d’équipements sur le parc augmente ou diminue.
Synexia vous accompagne dans votre projet
Confier la gestion de son système d’information à un prestataire externe ne doit pas être prit à la légère. Certains éléments doivent être étudiés avec attention pour s’assurer que les prestations proposées correspondent aux besoins de l’entreprise et que les délais de prises en charge des incidents sont suffisamment rapides.
Le SI d’une entreprise est un élément crucial pour son fonctionnement et son développement, c’est pourquoi Synexia œuvre au quotidien, et dans une logique long-termiste, à fournir un travail de qualité associé à une forte réactivité pour ne pas impacter la productivité de ses clients.
Synexia propose des contrats d’infogérance avec assistances illimitées (à distance et sur site) et des délais de prise en charge des demandes très rapides. Ces contrats répondent aux besoins des PME, collectivités et associations et ont été rédigés en collaboration des avocats spécialisés. Travailler avec Synexia, c’est faire le choix d’un prestataire informatique dont les valeurs sont le sens du client, l’efficacité et l’esprit d’équipe.
Nous sommes à votre écoute pour étudier ensemble votre projet.
Un contrat de maintenance informatique doit contenir de nombreuses obligations, que ce soit pour le prestaire et aussi pour le client. Ce contrat doit également préciser le périmètre d’action et les moyens mis en œuvre par le prestataire. Il est donc nécessaire d’y apporter une attention bien particulière lors de sa rédaction.Voici une liste non-exhaustives des différents éléments qu’il doit contenir, accompagné de quelques exemples.
- Obligations du prestataire informatique
Tout d’abord, ce dernier doit respecter la confidentialité des données du client auxquelles il a accès.
Aussi, les membres de l’équipe technique doivent formés en matière de protection des données à caractère personnel.
Il lui incombe également une obligation d’information et un devoir de conseil.
Aussi, ses obligations s’entendent en termes de moyens et non de résultat. Ce dernier est effectivement dans l’obligation de mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à l’accomplissement de sa mission. Cependant, compte tenu des aléas qui peuvent subvenir dans ce domaine, il ne peut lui être reproché une non-atteinte de résultat escompté, si celui-ci est en mesure d’apporter la preuve des moyens mis en œuvre.
- Obligations du client
Obligation de payer, soit via la mise en place d’un abonnement, d’un forfait et/ou d’une tarification en fonction des services effectués. En effet, même si un contrat de maintenance peut couvrir des assistances illimitées, toute prestation de modification ou d’ajout, hors périmètre du contrat, fait l’objet d’une prestation et donc est soumis à devis.
Le client s’engage également à laisser libre accès au prestataire à l’intégralité de son Système Informatique.
Ce dernier s’engage à appliquer les instructions indiquées par le mainteneur ainsi qu’à suivre ses préconisations effectuées à la suite d’un audit de départ. Aussi, d’utiliser des équipements correspondant aux prérequis techniques validés par le prestataire.
L’interdiction de faire modifier, déplacer ou réparer son SI par un tiers sans l’intervention du mainteneur ou sans son autorisation préalable.
- Mentions à faire apparaître
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- Désignation des partie (le prestataire et le client, mentionnant raison sociale ; adresse postale ; nom du représentant).
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- Objet du contrat (description des éléments du parc informatique, des opérations à réaliser par le prestataire et leur fréquence).
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- Durée du contrat et prix : généralement conclu sur 12 mois, renouvelable par tacite reconduction, sauf dénonciation d’une des parties, en respectant un préavis de 3 mois avant la fin de l’engagement en cours.Le prix mentionne le montant annuel, ainsi que la fréquence de facturation et délais de paiement associés.
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- Délai et type d’intervention : en complément des heures d’ouverture du service d’assistances téléphoniques pour toute anomalie du SI, il convient d’indiquer les délais de prise en charge des demandes. Deux délais différents sont à prendre en compte : ceux concernant les pannes bloquantes et les pannes non bloquantes.Au-delà des assistances téléphoniques, certaines anomalies peuvent nécessiter une intervention sur site afin d’être résolues. Là aussi, le délai correspondant doit être stipulé.Enfin, certaines interventions sur site peuvent être proposées selon les besoins et soumises à la validation d’un devis (exemple : changer un disque HS dans un serveur). Afin de remédier à l’anomalie concernée, un délai d’intervention doit là aussi être stipulé sur le contrat.
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- La clause de résiliation
- Mentions essentielles
- La maintenance effectuée
- Si celle-ci est préventive et évolutive. Ainsi que curative.
- Les modalités d’intervention du prestataire
- Les horaires d’intervention associées
- L’autorisation du client afin que le mainteneur puisse accéder à distance à son SI
- La maintenance effectuée
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- Les éléments exclus du contrat
Généralement résiliable par chaque partie via lettre recommandé avec A.R, en respectant un délai de 3 mois en amont de la fin de la période en cours.
Aussi, certaines clauses peuvent prévoir un délai spécifique de 1 mois, par exemple en cas de violation d’une des parties de ses obligations contractuelles. Qui peuvent être par exemple : les interventions pour réparer des détériorations par erreur de manipulation du client. Ou aussi de refuser d’accepter une mise à jour nécessaire, visant à réparer des incidents.
Aussi, tout élément matériel ou logiciel n’étant pas mentionné dans la liste du SI rattachée au contrat, sont exclus du contrat.
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- Adhérer aux Conditions Générales du prestataire
- La limitation de responsabilité
La responsabilité du prestataire ne peut en effet être engagée si le client n’observe pas une des clauses mentionnées dans le contrat.
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- La clause de protection des données personnelles
Les parties s’engagent en effet à respecter la règlementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel.
Le prestataire est autorisé à traiter, pour le compte du client, les données à caractère personnel qui sont nécessaires au service de maintenance informatique (par exemple : nom, prénom, adresse mail, mots de passe, adresse de la société, téléphone)
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- Les mesures de sécurité du prestataire
Ce dernier doit indiquer les mesures de sécurité qu’il a mis en place sur son propre parc informatique. Ceci, concernant les règles de filtrage et d’accès au réseau. Ou la gestion des droits sur les dossiers partagés. Ou encore la gestion de ses mots de passe.
Ceci, afin d’être transparent envers le client et prouver que tout est mis en place pour protéger au mieux son parc informatique.
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- Le sort des données du client
Enfin, il convient de s’assurer qu’en fin de collaboration, le prestataire s’engage à restituer au client l’ensemble des données à caractère personnel qu’il détient sur ce dernier. Ou à les détruire.
Le sujet du renouvellement de parc informatique fait souvent grincer des dents les dirigeants d’entreprise. Pourquoi changer un poste qui fonctionne encore ? Quelle est la solution la plus pertinente pour son entreprise ? Quand et comment effectuer ce renouvellement cyclique ? Acheter ou louer ? Afin de savoir comment transformer cette tâche difficile en stratégie efficace, voici quelques éléments de réponse à travers cet article.
- Une réflexion à long terme
Le renouvellement d’un parc est un sujet qui ne doit pas être pris à la légère. Attendre qu’un PC tombe en panne pour le remplacer n’est pas une bonne solution. Le remplacer en urgence ne permet en effet pas de maîtriser ses coûts et fait perdre de l’argent à l’entreprise car cela entraîne un temps d’arrêt pour l’utilisateur.
L’idéal est de mettre en place un cahier des charges, avec une politique de renouvellement qui s’inscrit en cohérence avec les besoins de l’entreprise. Être accompagné à ce sujet par un prestataire en informatique – qui connait le système d’information et l’activité de l’entreprise – s’avère être très utile pour s’assurer de faire les bons choix.
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- Obsolescence et garanties des équipements
Pour une entreprise, il est recommandé de renouveler ses ordinateurs pour les 3 ans, voire 4 ans. Premièrement, car les garanties des constructeurs pour les PC n’excèdent pas 3 ans. Utiliser un PC qui n’est plus sous garantie, peut rapidement coûter 50% du prix d’un équipement neuf, voire plus. Concernant les serveurs, la fréquence de renouvellement conseillée est de 5 ans, pour les mêmes raisons. Bien que ces durées de renouvellement puissent sembler courtes, il est à savoir que comptablement, ces équipements s’amortissent sur ces durées évoquées.
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- Performance
Conserver des équipements vieillissants peut être plus onéreux pour une entreprise comparativement au coût d’un remplacement. Plus un équipement est vieillissant, plus la probabilité de pertes de productivité et de risques de pannes sont élevés. En effet, lorsqu’un ordinateur est lent au démarrage ainsi que pour exécuter des tâches au quotidien, cela fait perdre du temps à l’utilisateur et sa productivité est donc diminuée. Ceci est sans parler des frustrations et agacements que cela peut engendrer.
A cela s’ajoute de potentielles failles de sécurité si les systèmes d’exploitation ne sont plus au goût du jour. Aussi, des équipements informatiques qui ne sont pas mis à niveau ne permettent généralement pas de bénéficier de tous les avantages technologiques et logiciels qui peuvent aider une entreprise à rester compétitive et se développer.
- Une évolution des usages et des besoins des utilisateurs
- Besoin de mobilité
Le sujet de mobilité en entreprise n’a jamais été autant important que depuis la crise du Covid-19. Enormément d’entreprises ne possédaient pas les équipements adéquats et ont dû s’équiper en urgence en ordinateurs portables, téléphones, imprimantes et en connexions sécurisées à distance. Ceci, en devant faire face à des ruptures de stock mondiales et une hausse des prix associée. Au-delà du télétravail, le fait de pouvoir se connecter à distance aux données de l’entreprise est un réel confort de travail et gain de temps, notamment en rdv client.
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- Des usages qui évoluent
Il ne convient pas simplement d’attribuer le même PC portable aux collaborateurs mobiles, et le même PC fixe aux sédentaires. Il convient surtout de tenir compte des besoins de chaque collaborateur/service dans ses fonctions. En effet, un chargé de communication aura besoin de caractéristiques techniques très poussées pour faire du montage vidéo. Tout comme les membres d’un bureau technique travaillant sur un logiciel de 3D par exemple.
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- Homogénéité
Bien que, comme évoqué ci-dessus, chaque salarié ne doit pas forcément posséder le même équipement, le fait d’homogénéiser son parc informatique est un réel atout. Cela facilite en effet sa gestion, tout en optimisant son mode de fonctionnement et réduit également les frais de gestion associés.
De ce fait, après avoir validé avec les collaborateurs les différentes configurations de postes nécessaires aux usages, l’idéal est de définir un type de poste qui sera affecté selon le groupe d’utilisateurs ou le service concerné.
- La sécurité informatique au cœur des enjeux
Renouveler un parc informatique est aussi une question de sécurité. D’ailleurs, au sens large, chaque action sur un parc doit tenir compte de la politique de sécurité de l’entreprise.
Il convient donc, premièrement, d’avoir des équipements à jour. Cela englobe à la fois le système d’exploitation de la machine (il est à noter que certaines entreprises ont toujours des postes sous Windows 7 dans leur parc, alors que Microsoft n’en effectue plus les mises à jour depuis 2020, ce qui représente donc une faille de sécurité). Aussi, d’appliquer rigoureusement les mises à jour Windows du poste, et également concernant les serveurs et messageries.
Dans une optique de continuité d’activité en cas de sinistre et afin de ne pas perdre de données, ces dernières ne doivent pas être stockées en local sur les postes des utilisateurs. Elles seraient en effet irrécupérables si le poste ne pouvait plus démarrer. Les données doivent donc être stockées uniquement sur le serveur distant et sécurisé de l’entreprise, qu’il soit physique ou dans le cloud.
De ce fait, il n’est pas pertinent de doter tous les collaborateurs de postes avec des capacités de stockages importantes (512Go voire plus), ce qui pourrait les inciter en enregistrer des documents localement.
- Financer le renouvellement
Dois-je acheter ou louer mon matériel informatique ? Quelle est la solution de financement adaptée à mon entreprise ?
Chaque option a son lot d’avantages et d’inconvénients. Si l’achat permet de posséder son matériel et de le gérer comme on le souhaite, le financement mérite d’être étudié, et permet notamment de :
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- Investir tout en préservant ses capitaux propres (trésorerie, crédit bancaire)
- Comptabiliser les loyers en charges d’exploitation
- Lisser ses dépenses sur l’année
- Disposer d’équipements performants sans apport initial
- S’assurer d’avoir un parc homogène et de dernière génération, en faisant des roulements réguliers via des financements sur 36 mois par exemple, ce qui est moins coûteux pour sa maintenance
- Être accompagné par un prestataire de maintenance informatique
L’ensemble des éléments évoqués sont connus et maîtrisés par les prestataires de maintenance informatique. Avoir un contrat de maintenance permet donc également de s’épauler sur son partenaire pour ces sujets là également. En supervisant au quotidien le parc client, le prestataire est le mieux placé pour apporter des réponses concrètes et pertinentes concernant ces enjeux.
Le prestataire a en effet une bonne connaissance du système d’information, de l’activité, des besoins et des perspectives d’évolution de son client.
Généralement, le prestataire est celui qui fournit et installe le matériel chez le client. Il a donc le recul et l’expérience nécessaire afin de savoir quel matériel proposer. Cela n’empêche pas d’acquérir son matériel par un autre biais, notamment si ses fournisseurs sont en ruptures en stock. Auquel cas il reste pertinent d’en faire valider les prérequis techniques au prestataire pour s’assurer que cela correspond à l’utilisation qui en sera faite.
- Définir ses besoins
La première étape est de définir un cahier des charges. Il convient de lister et hiérarchiser, par ordre d’importance, les priorités et les éléments indispensables que l’on souhaite mettre en place via un partenariat avec un infogéreur.
Ceci, en faisant un état des lieux de la situation actuelle et en définissant ce vers quoi l’on souhaite tendre dans un monde idéal. Ce cahier des charges permettra de bien exposer son besoin aux prestataires que l’on consultera, et aidera à orienter sa décision en fonction des services proposés par chacun.
Cette stratégie IT, concernant la gestion de l’ensemble du système d’information, doit être mise en place en corrélation avec la stratégie globale de l’entreprise. De ce fait, direction générale et responsables de services doivent travailler communément sur ce sujet, en tenant compte des problématiques rencontrées par leurs collaborateurs. Ceci, afin de bien cibler les solutions vers lesquelles l’entreprise a besoin de tendre pour améliorer l’efficacité et le bon fonctionnement de son SI, dans le but de se recentrer sur son cœur de métier et gagner en productivité.
- Bien choisir son partenaire
Il est en effet question de nouer une relation de partenariat de confiance et d’exclure toute relation de « client/fournisseur ». Confier la gestion de son parc informatique à un prestataire externe, incluant donc la protection de ses données, nécessite d’établir une forte relation et que ce dernier inspire un sentiment de sécurité.
Les besoins d’une entreprise peuvent évoluer rapidement, tout comme les effectifs, le volume des équipements et des données à gérer. Il est donc essentiel que le prestataire sélectionné ait une bonne connaissance du SI de l’entreprise, sache faire preuve de réactivité et soit proactif dans ses actions et ses conseils.
- Etablir une fin de collaboration (si engagé avec un autre prestataire)
Cette étape doit également être anticipée et bien cadrée. Le prestataire sortant devra être prévenu du souhait de rompre le contrat, suffisamment en amont de la date anniversaire (généralement 3 mois), via une lettre recommandée avec avis de réception. Aussi, ce dernier devra prendre en charge la phase de transition en communiquant au client toutes les informations nécessaires à la gestion du parc, qu’il a en sa possession.
- Réaliser un audit
Faire réaliser un audit par son nouveau prestataire informatique est censé être inclus dans le contrat souscrit. En effet, il est essentiel pour le gestionnaire du SI de bien cibler le périmètre à infogérer, de déceler les potentielles failles de sécurité et axes d’amélioration à mettre en place. Ceci, afin d’adresser des recommandations au client et l’informer de l’ensemble des éléments relevés et conseils associés.
L’objectif premier étant avant tout de viser à une bonne sécurisation des données plutôt qu’effectuer des assistances utilisateurs. Et aussi de s’assurer que le parc est en bon état de fonctionnement et dispose des ressources matérielles nécessaires à la bonne productivité de l’entreprise. En effet, il est primordial de s’assurer que le SI ne présente pas d’élément pouvant entrainer une panne bloquante, qui entrainerait une interruption de service, et donc une perte financière.
- Améliorer et communiquer
Parmi les éléments à prendre en compte lors de son choix de prestataire, l’amélioration continue doit être un des critères les plus importants. L’infogérant se doit effectivement d’être proactif, et de ne pas attendre les appels de ses clients pour réagir et donc rétablir une panne qu’il aurait pu anticiper et donc éviter.
En instaurant un monitoring du système d’information de son client, le prestataire est en mesure de superviser les postes, les équipements réseau, de sécurité et de sauvegarde. Il est ainsi en mesure d’appliquer les mises à jour et correctifs nécessaires afin de limiter les risques de dysfonctionnements.
A cela s’ajoute la communication associée, dans le but d’être totalement transparent avec le client concernant la santé de son parc ainsi que concernant les actions effectuées et la gestion des assistances utilisateurs. Son rôle de conseil implique aussi de préconiser des évolutions techniques au client, de l’aider à se projeter dans le renouvellement de ses équipements et la gestion de son budget IT avec les prévisionnels associés afin de maîtriser ses coûts.
Incontournable dans le monde de l’informatique d’entreprise, la suite bureautique Microsoft Office séduit des milliards d’utilisateurs. Nul besoin de présenter ses logiciels phare : Word, Excel et PowerPoint, accompagnés d’Access…
Synexia est une PME au service des PME. Nous nous positionnons comme l’informatique interne de nos clients. Tout d’abord, notre solution d’infogérance est établie suite à un audit sur site client. En particulier pour connaître l’utilisation du système informatique de nos clients ainsi que leurs besoins. Enfin, notre contrat contient tous les prérequis auxquels un prestataire d’infogérance doit répondre.
Si vous vous demandez quel est l’intérêt de faire appel à un prestataire d’infogérance pour une PME, consultez notre article.
ASSISTANCES ILLIMITÉES ET DÉLAIS D’INTERVENTION RAPIDE
Par la suite, toutes nos assistances (physiques et téléphoniques) sont illimitées. Cela signifie qu’il n’y a pas d’option supplémentaire à souscrire. Ainsi, quoi qu’il vous arrive, cela sera forcément prévu dans le contrat. Nous vous assistons donc pour gérer l’intégralité de vos problématiques informatiques. De plus, nous faisons également le relais avec vos prestataires d’accès internet, téléphonie et logiciels métier.
Étant donné que nous sommes basés au Haillan, nous intervenons principalement en Gironde. En conséquence, nous sommes proches de nos clients. C’est la raison pour laquelle nous intervenons rapidement sur site.
UNE HOTLINE UTILISATEURS POUR LA TÉLÉASSISTANCE
En ce qui concerne notre assistance illimitée, notre équipe est composée de techniciens administrateurs systèmes et réseaux, formés aux solutions que nous déployons. Ces derniers sont joignables via notre numéro d’appel unique. Du lundi au vendredi, de 9h à 12h30 et de 14h à 18h.
VOUS BÉNÉFICIEZ AINSI D’UN SUIVIS DE PROXIMITÉ ET BIEN PLUS ENCORE :
- La supervision et la recherche d’optimisation de votre système informatique (Serveur, réseau, postes utilisateurs, etc.)
- Un service de hotline utilisateur 5j/7, réactif et disponible. (Pour les demandes de service, d’assistances, la résolution des pannes à distance ou la mise en place d’interventions sur si
- Un service d’assistance illimité
- Un délai d’intervention rapide, sur site et par téléassistance
- La gestion des relations avec les prestataires liés à l’informatique. (Fournisseur d’accès internet, téléphonie, imprimantes, etc.)
- La maintenance, la gestion et la mise à jour de votre SI et de vos licences
- Une maintenance préventive pour éviter les pannes bloquantes
- La gestion de la sécurité de votre SI. (Gestion antivirus, antispam, firewall, stratégie réseau…)
- La résolution de pannes en amont de leur impact opérationnel
- La résolution de vos problèmes informatiques
- Le conseil sur l’optimisation de votre parc
- Le conseil pour tout besoin informatique (Matériel, logiciel, téléphonique…)
- Un gain de performances : Spécialisés en infogérance, nous saurons vous indiquer ce qui fonctionnera le mieux pour vous et comment optimiser votre matériel.
- Un gain de temps : nous gérons tous vos problèmes informatiques pour vous
- Un accompagnement quotidien : Nous supervisons de façon quotidienne le résultat de vos sauvegardes de données.
Nous tiendrons tous ces engagements, tout en respectant les valeurs essentielles que nous défendons : professionnalisme, compétitivité, disponibilité et réactivité mais surtout respect du client.
Pour tout projet ou complément d’information, contactez-nous.
Pourquoi externaliser son informatique d’entreprise à un prestataire ?
Externaliser la gestion de son informatique d’entreprise à Bordeaux. L’informatique est une ressource clé pour toute société.
Le système d’information se doit d’être fiable, stable et sécurisé. Les PME sont autant concernées par ce sujet que les grandes entreprises. Les problèmes informatiques font perdre environ 100 heures de temps par an aux salariés. Gérer l’informatique en interne implique de détacher un (ou des) employé de son poste principal au moindre souci. Cela engendre donc le fait de confier la gestion de l’informatique à une personne dont cela n’est pas le métier. Ceci entraîne alors une perte de productivité, de temps, et donc d’argent. Vient alors à se demander si externaliser la gestion de son parc informatique ne serait pas une meilleure alternative. Nous allons détailler ci-après 8 raisons d’externaliser son informatique d’entreprise pour une PME à Bordeaux. Evidemment, nous nous adressons ici aux sociétés que nous pourrions accompagner sur notre secteur, mais ces conseils fonctionnent également ailleurs si vous n’êtes pas dans la région de Bordeaux !
1- MAÎTRISER LES COÛTS
Le dépannage au coup-par-coup engendre des coûts non maîtrisés. Que cela soit fait en interne ou via un dépanneur, sur le long terme, ceci occasionne des coûts importants et non contrôlés.
L’avantage premier de confier la gestion de son parc à un prestataire informatique réside dans la visibilité du coût engendré. En effet, via une offre d’infogérance illimitée, votre entreprise va effectuer des économies. Tout d’abord, car quel que soit le nombre d’interventions de votre prestataire (à distance ou sur site), cela n’engendre pas de dépense supplémentaire (si votre prestataire propose un service d’assistances illimitées). Aussi, car un prestataire propose des services de supervision de parc à distance, met en place des actions préventives, et vous permet de limiter et anticiper les risques en amont. Enfin, un prestataire s’engage sur des délais de prise en charge de vos demandes. Vous avez donc l’assurance de ne pas attendre des heures, voire des jours, avant de bénéficier d’un service et/ou être dépanné, et que cela, in fine, vous coûte de l’argent.
2- VOUS RECENTRER SUR VOS PROJETS D’ENTREPRISE
Externaliser la gestion de son système d’information, c’est confier à un prestataire de services, le maintien en condition opérationnelle de son parc informatique. Aussi, cela veut dire ne plus se soucier des problématiques informatiques que l’on rencontre au quotidien. En vous déchargeant du poids que cela engendre, vous pouvez vous recentrer, sereinement, sur votre cœur de métier. En effet, vous avez l’assurance que votre partenaire connait votre parc et détient les compétences afin de vous apporter une assistance rapide et performante.
3- LIMITER LES PANNES DE VOS OUTILS NUMÉRIQUES
Le rôle d’un infogéreur est de mettre en place des actions préventives dans l’objectif de minimiser les risques de pannes. Au-delà du fait d’éviter les arrêts de fonctionnement, le but est aussi d’éviter toutes lenteurs de postes, d’équipement réseau ou de dysfonctionnement d’un logiciel. En réalisant un audit technique en début de partenariat, et en effectuant une supervision de votre parc informatique, votre prestataire saura détecter tout risque de dysfonctionnement.
Ceci concerne également la gestion des mises à jour de vos logiciels, la supervision du fonctionnement de votre serveur. Et aussi de contrôler le résultat de vos sauvegardes ainsi que la gestion de vos antivirus et antispams.
4- RÉTABLIR LE SERVICE DANS LES MEILLEURS DÉLAIS
Votre prestataire informatique s’engage, dans le cadre du contrat conclu, sur des délais pour vous apporter des assistances techniques concernant vos problématiques informatiques. Que ces assistances soient téléphoniques ou physiques, la maintenance curative d’un prestataire doit avoir pour objectif principal de rétablir le service interrompu dans les meilleurs délais.
Un prestataire de services d’infogérance informatique vous permet de bénéficier de son service de hotline afin qu’un technicien puisse prendre la main à distance sur votre poste. En complément, en vous mettant à disposition une plateforme de ticketing, vous avez la possibilité d’y formuler vos demandes, de suivre leur avancement, d’être notifié par mail de la résolution d’un incident, ou encore de consulter l’historique de vos demandes.
Evidemment, pour toute panne bloquante, le partenaire doit pouvoir se rendre rapidement en vos locaux, d’où l’importance d’avoir une proximité géographique avec ce dernier.
5- OPTIMISER VOTRE SYSTÈME INFORMATIQUE
Parmi les services que le prestataire doit apporter, cela va bien au-delà de la simple résolution des problèmes rencontrés ou pannes. En effet, ce partenaire de proximité a aussi pour rôle de vous accompagner dans l’optimisation de votre système d’information. Ceci passe par se positionner avant tout comme un partenaire axé sur le service. Cela implique donc d’avoir une bonne connaissance de votre parc informatique ainsi que de vos besoins métier. En effet, ces derniers évoluent, c’est pourquoi, il est essentiel de vous apporter des conseils pour :
- Travailler avec des outils adéquats et à jour. C’est-à-dire renouveler les installations nécessaires afin de ne pas subir les conséquences que pourrait engendrer un système obsolète.
- Effectuer des investissements nécessaires à votre activité. L’objectif étant d’éviter des investissements qui puissent s’avérer impertinents et vous doter d’équipements qui correspondront vraiment à vos besoins d’utilisation. Votre service informatique saura donc vous conseiller pour arbitrer ces choix, avec ses connaissances techniques couplées à sa connaissance de vos besoins.
- Vous aider à contrôler vos accès internet en entreprise, selon votre charte informatique.
- Vous maintenir informé de nouveautés logicielles et matérielles qui pourraient vous être bénéfiques.
- Vous faire part de bonnes pratiques informatiques à mettre en place en entreprise.
- Vous alerter lorsque des campagnes de piratage sont en cours et vous prodiguer les conseils nécessaires afin de les éviter.
6- SÉCURISER VOTRE SYSTÈME INFORMATIQUE
La sécurité en entreprise, au sens large du terme, est un des enjeux les plus importants et implique fortement la responsabilité de l’employeur. Il en va de la sécurité informatique qui est primordiale pour toute organisation. Les attaques informatiques ne cessent de se multiplier et d’être plus puissantes technologiquement. Les techniques de piratage parviennent à contourner les outils de sécurité et dupent de mieux en mieux les utilisateurs. Des virus circulent donc au quotidien et les rançongiciels sont en forte progression. Tout commence par un « bon mot de passe«
Lésiner les investissements nécessaires à la sécurité informatique est prendre un risque démesuré compte tenu des pertes de données qui peuvent en découler, couplé à l’intervention de service associée. Vous-êtes-vous déjà imaginé combien vous coûterait une simple journée sans informatique ?
Votre service informatique saura donc mettre à votre disposition des outils performants et prodiguer les meilleures pratiques afin de vous accompagner dans la sécurisation de votre parc. Aussi, ce dernier se chargera de gérer les mises à jour de vos licences et de superviser les actions de vos outils afin de s’assurer de leur bonne efficacité.
7- SAUVEGARDER VOS DONNÉES À BORDEAUX
Effectuer une sauvegarde de votre serveur sur un disque que vous changez chaque semaine, c’est un bon début. Mais ceci n’est clairement plus en phase avec toutes les possibilités qui existent à présent et qui sont beaucoup plus efficaces, moins contraignantes, et ne nécessitent aucune intervention humaine. Tout comme synchroniser ses dossiers sur le cloud, cela n’est pas une sauvegarde, mais simplement une synchronisation.
Comme évoqué dans le point précédent, aucune entreprise ne peut prendre le risque de perdre ses données, qu’elles soient relatives à ses employés, clients, ou relatives à la facturation. Tout comme pour la sécurité, un prestataire de services informatique saura vous présenter les différentes solutions de sauvegarde qui s’offrent à vous. Celles qui seront les mieux adaptées à vos besoins, mais aussi celles qui vous permettront de vous prémunir au maximum face aux risques de pertes de données.
L’externalisation s’intègre aujourd’hui comme un complément indispensable à une sauvegarde locale. Et externaliser localement, en France, en sachant que vos données sont proches de chez votre partenaire, à Bordeaux, c’est encore mieux !
8- BÉNÉFICIER D’UN ACCOMPAGNEMENT PAR UN EXPERT À BORDEAUX
La proximité dans tous les sens du terme est très importante en informatique. Bien que la majorité des assistances puisse être résolue à distance, il est essentiel que votre prestataire soit proche de vous géographiquement. Il est en effet parfois nécessaire d’intervenir rapidement sur site. D’où la nécessité d’avoir recours à un prestataire basé à proximité de Bordeaux pour toute entreprise ou collectivité située dans cette région.
Cette proximité, au sens figuré du terme, doit être ressentie et mise en avant lorsque vous effectuez votre choix de prestataire. En effet, au-delà d’une prise en charge de vos demandes et d’un tarif annoncé, un prestataire en infogérance doit aller plus loin que cela. Ce dernier se doit de vous prodiguer des services en permanence, d’être proactif et anticipateur pour que vous puissiez tirer le meilleur parti possible de votre système d’information.
La question finale étant, confierez-vous cela à SYNEXIA 🙂 ?
Le sujet du renouvellement de parc informatique fait souvent grincer des dents les dirigeants d’entreprise. Pourquoi changer un poste qui fonctionne encore ? Quelle est la solution la plus pertinente pour son entreprise ? Quand et comment effectuer ce renouvellement cyclique ? Acheter ou louer ? Afin de savoir comment transformer cette tâche difficile en stratégie efficace, voici quelques éléments de réponse à travers cet article.
- Une réflexion à long terme
Le renouvellement d’un parc est un sujet qui ne doit pas être pris à la légère. Attendre qu’un PC tombe en panne pour le remplacer n’est pas une bonne solution. Le remplacer en urgence ne permet en effet pas de maîtriser ses coûts et fait perdre de l’argent à l’entreprise car cela entraîne un temps d’arrêt pour l’utilisateur.
L’idéal est de mettre en place un cahier des charges, avec une politique de renouvellement qui s’inscrit en cohérence avec les besoins de l’entreprise. Être accompagné à ce sujet par un prestataire en informatique – qui connait le système d’information et l’activité de l’entreprise – s’avère être très utile pour s’assurer de faire les bons choix.
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- Obsolescence et garanties des équipements
Pour une entreprise, il est recommandé de renouveler ses ordinateurs pour les 3 ans, voire 4 ans. Premièrement, car les garanties des constructeurs pour les PC n’excèdent pas 3 ans. Utiliser un PC qui n’est plus sous garantie, peut rapidement coûter 50% du prix d’un équipement neuf, voire plus. Concernant les serveurs, la fréquence de renouvellement conseillée est de 5 ans, pour les mêmes raisons. Bien que ces durées de renouvellement puissent sembler courtes, il est à savoir que comptablement, ces équipements s’amortissent sur ces durées évoquées.
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- Performance
Conserver des équipements vieillissants peut être plus onéreux pour une entreprise comparativement au coût d’un remplacement. Plus un équipement est vieillissant, plus la probabilité de pertes de productivité et de risques de pannes sont élevés. En effet, lorsqu’un ordinateur est lent au démarrage ainsi que pour exécuter des tâches au quotidien, cela fait perdre du temps à l’utilisateur et sa productivité est donc diminuée. Ceci est sans parler des frustrations et agacements que cela peut engendrer.
A cela s’ajoute de potentielles failles de sécurité si les systèmes d’exploitation ne sont plus au goût du jour. Aussi, des équipements informatiques qui ne sont pas mis à niveau ne permettent généralement pas de bénéficier de tous les avantages technologiques et logiciels qui peuvent aider une entreprise à rester compétitive et se développer.
- Une évolution des usages et des besoins des utilisateurs
- Besoin de mobilité
Le sujet de mobilité en entreprise n’a jamais été autant important que depuis la crise du Covid-19. Enormément d’entreprises ne possédaient pas les équipements adéquats et ont dû s’équiper en urgence en ordinateurs portables, téléphones, imprimantes et en connexions sécurisées à distance. Ceci, en devant faire face à des ruptures de stock mondiales et une hausse des prix associée. Au-delà du télétravail, le fait de pouvoir se connecter à distance aux données de l’entreprise est un réel confort de travail et gain de temps, notamment en rdv client.
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- Des usages qui évoluent
Il ne convient pas simplement d’attribuer le même PC portable aux collaborateurs mobiles, et le même PC fixe aux sédentaires. Il convient surtout de tenir compte des besoins de chaque collaborateur/service dans ses fonctions. En effet, un chargé de communication aura besoin de caractéristiques techniques très poussées pour faire du montage vidéo. Tout comme les membres d’un bureau technique travaillant sur un logiciel de 3D par exemple.
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- Homogénéité
Bien que, comme évoqué ci-dessus, chaque salarié ne doit pas forcément posséder le même équipement, le fait d’homogénéiser son parc informatique est un réel atout. Cela facilite en effet sa gestion, tout en optimisant son mode de fonctionnement et réduit également les frais de gestion associés.
De ce fait, après avoir validé avec les collaborateurs les différentes configurations de postes nécessaires aux usages, l’idéal est de définir un type de poste qui sera affecté selon le groupe d’utilisateurs ou le service concerné.
- La sécurité informatique au cœur des enjeux
Renouveler un parc informatique est aussi une question de sécurité. D’ailleurs, au sens large, chaque action sur un parc doit tenir compte de la politique de sécurité de l’entreprise.
Il convient donc, premièrement, d’avoir des équipements à jour. Cela englobe à la fois le système d’exploitation de la machine (il est à noter que certaines entreprises ont toujours des postes sous Windows 7 dans leur parc, alors que Microsoft n’en effectue plus les mises à jour depuis 2020, ce qui représente donc une faille de sécurité). Aussi, d’appliquer rigoureusement les mises à jour Windows du poste, et également concernant les serveurs et messageries.
Dans une optique de continuité d’activité en cas de sinistre et afin de ne pas perdre de données, ces dernières ne doivent pas être stockées en local sur les postes des utilisateurs. Elles seraient en effet irrécupérables si le poste ne pouvait plus démarrer. Les données doivent donc être stockées uniquement sur le serveur distant et sécurisé de l’entreprise, qu’il soit physique ou dans le cloud.
De ce fait, il n’est pas pertinent de doter tous les collaborateurs de postes avec des capacités de stockages importantes (512Go voire plus), ce qui pourrait les inciter en enregistrer des documents localement.
- Financer le renouvellement
Dois-je acheter ou louer mon matériel informatique ? Quelle est la solution de financement adaptée à mon entreprise ?
Chaque option a son lot d’avantages et d’inconvénients. Si l’achat permet de posséder son matériel et de le gérer comme on le souhaite, le financement mérite d’être étudié, et permet notamment de :
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- Investir tout en préservant ses capitaux propres (trésorerie, crédit bancaire)
- Comptabiliser les loyers en charges d’exploitation
- Lisser ses dépenses sur l’année
- Disposer d’équipements performants sans apport initial
- S’assurer d’avoir un parc homogène et de dernière génération, en faisant des roulements réguliers via des financements sur 36 mois par exemple, ce qui est moins coûteux pour sa maintenance
- Être accompagné par un prestataire de maintenance informatique
L’ensemble des éléments évoqués sont connus et maîtrisés par les prestataires de maintenance informatique. Avoir un contrat de maintenance permet donc également de s’épauler sur son partenaire pour ces sujets là également. En supervisant au quotidien le parc client, le prestataire est le mieux placé pour apporter des réponses concrètes et pertinentes concernant ces enjeux.
Le prestataire a en effet une bonne connaissance du système d’information, de l’activité, des besoins et des perspectives d’évolution de son client.
Généralement, le prestataire est celui qui fournit et installe le matériel chez le client. Il a donc le recul et l’expérience nécessaire afin de savoir quel matériel proposer. Cela n’empêche pas d’acquérir son matériel par un autre biais, notamment si ses fournisseurs sont en ruptures en stock. Auquel cas il reste pertinent d’en faire valider les prérequis techniques au prestataire pour s’assurer que cela correspond à l’utilisation qui en sera faite.
Elément clé autour duquel gravite toute activité, le parc informatique occupe une part croissante au sein des organisations. Le fonctionnement de toute entreprise ne peut aujourd’hui plus se faire sans ordinateur et donc sans parc informatique. Au-delà des PC, d’autres éléments constituent un parc informatique, évoqués ci-après.
Quelle est la définition d’un parc informatique ?
Le parc informatique regroupe tout élément matériel connecté mais aussi logiciel, périphériques et réseau.
En somme, pour le matériel, cela intègre les PC (fixes et mobiles), les serveurs et les périphériques comme les scanners, imprimantes, copieurs, etc.
Concernant les équipements réseau, sont inclus les switchs, modems, routeurs, parefeu, bornes wifi, NAS.
Pour les logiciels, sont intégrés les logiciels métiers installés physiquement sur les postes ou serveur, les outils dématérialisés en Saas. Tout comme les logiciels de sécurisation du parc : antivirus, antispam, ainsi que ceux visant à la sauvegarde de données.
Lors de l’audit d’un parc informatique, sont également pris en compte les systèmes de stockage, de messagerie, d’accès internet et le débit associé, ainsi que de téléphonie.
Chaque équipement est rattaché au réseau interne
Outre les éléments matériels et logiciels, le réseau interne d’une entreprise se doit d’être fiable et monitoré pour que les éléments puissent communiquer entre eux. En effet, tout équipement non connecté au réseau sera très limité pour une utilisation professionnelle.
Une simple connexion à internet ne suffit pas pour rejoindre le réseau d’une entreprise, pour des raisons de sécurité, de confidentialité et de performance. Cela passe donc par la mise en place d’une baie informatique, avec des switches, des routeurs, un réseau Ethernet filaire. En effet, la fonction d’une baie est de répartir les connexions filaires entre les équipements du parc, de raccorder le réseau interne avec internet et de faciliter la connexion.
Le réseau s’entend également sans fil, pour permettre de se connecter aux données et logiciels de l’entreprise à distance. Pour cela, la mise en place d’un pare-feu avec des liaisons VPN permettent de se connecter à distance de façon chiffrée et sécurisée.
Pour optimiser le bon fonctionnement d’un réseau d’entreprise, il est fortement recommandé d’avoir recours à une société de maintenance informatique.
Centre névralgique d’une entreprise, le parc informatique doit être sécurisé.
Toute entité doit mettre en place une politique de sécurisation stricte de son parc. Cela passe par la rédaction d’une charte interne d’utilisation des outils informatiques et des bonnes pratiques à respecter au quotidien. Également, en maintenant à jour son système d’informations (matériel et logiciel) afin de ne pas avoir de faille de sécurité.
Au-delà de cela, il est essentiel d’installer et faire superviser des logiciels de protection informatique professionnels, tels que des antivirus et antispams. Associés à l’utilisation d’un pare-feu pour filtrer les connexions entrantes et sortantes.
Une bonne sécurisation s’associe à une politique de sauvegarde de données
Enfin, pour compléter un parc informatique digne de ce nom, il est essentiel d’intégrer une solution de sauvegardes de données. En effet, tout élément matériel ou logiciel peut être remplacé, alors que les données peuvent se perdre.
La bonne pratique étant alors de sauvegarder ses données en local dans son entreprise, et aussi d’externaliser cette dernière dans le cloud et idéalement dans un data center, protégé contre les risques d’intrusion, d’incendie et de vol.
Pour veiller au bon fonctionnement et à la maintenance préventive et curative de son parc informatique, il est conseillé d’avoir recours à un prestataire d’infogérance, qui permettra de bénéficier de nombreux avantages
L’infogérance informatique désigne le fait de confier une partie ou la totalité de la gestion de son système d’information à un spécialiste. Souscrire à ce service est loin d’être uniquement destiné aux entreprises très dimensionnées. Cela représente de nombreux avantages pour les PME, abordés ci-après.
Se recentrer sur son activité
Tout d’abord, confier la gestion, la maintenance, la sécurisation et la résolution des pannes de son parc permet de gagner beaucoup de temps. Cela signifie donc de réaliser un gain d’argent plutôt que d’investir du temps et des ressources internes à un sujet très sensible et essentiel à l’activité d’une entreprise. Aussi, faire appel à un prestataire au coup par coup en pensant économiser comparativement à un contrat d’infogérance, ne représente pas une économie. En effet, l’infogérant s’engage sur des délais de prise en charge des demandes et quel que soit le nombre d’assistances traitées, que ce soit à distance ou sur site, cela ne change en rien le montant du contrat. Gain de temps, gain d’argent et tranquillité d’esprit sont donc au rdv et permettent de se focaliser sur son activité et tâches à valeur ajoutée.
Maîtriser ses coûts
Comme évoqué précédemment, un contrat d’infogérance permet d’avoir une vision précise de son budget informatique. Les assistances à distance et sur site sont illimitées et sans surcoût. Aussi, le prestataire, via son rôle de conseil, est en mesure d’accompagner le client pour anticiper et prévoir son renouvellement de matériel et donc ses dépenses. En effet, conserver un équipement trop longtemps (une fois obsolète par exemple), peut s’avérer plus couteux que d’investir sur un équipement neuf et ne représentant pas une faille de sécurité
De plus, les actions de maintenance du prestataire permettent de limiter les pannes et donc les temps d’interruption de service, ce qui peut, sur une année, s’avérer très couteux.
Sauvegarder et sécuriser ses données
Face à une évolution constante des cyberattaques et à la part de plus en plus importante de l’outil informatique en entreprise, il est primordial de protéger ses données. Au-delà des logiciels et matériels de sécurité, le fait de sauvegarder ses données est également une action de sécurisation de son parc. Pour cela, le mainteneur informatique dispose des compétences, des certifications et solutions nécessaires à la bonne sécurisation d’un parc. Ce dernier a aussi pour rôle de superviser et gérer le bon fonctionnement des sauvegardes de données et des équipements de sécurité.
Limiter les risques de pannes
Le prestataire met en place une supervision à distance via un système de monitoring de l’infrastructure, effectué 24h/24 et 7j/7. De ce fait, cela permet de maintenir à jour le parc client et avoir la garantie de son bon fonctionnement. Associé à cela, des actions préventives sont effectuées, pour également anticiper de potentielles défaillances. A cela s’ajoute les conseils et préconisations du prestataire pour limiter les risques et optimiser son SI.
Optimiser son SI
Dès le début de contrat, un audit complet du parc est effectué et s’accompagne de préconisations pour optimiser le fonctionnement et la sécurisation du parc client. Ainsi, cela permet de mettre en place les actions et éléments nécessaires pour disposer d’un SI performant et répondant aux prérequis de sécurité informatique.
En complément, le mainteneur endosse un rôle d’accompagnement de proximité au quotidien.
En ayant une forte connaissance du parc client, de son activité et de ses objectifs d’évolution, cela lui permet de l’orienter au mieux pour ses investissements futurs. Enfin, le contrat, flexible, permet de bénéficier d’ajustements en fonction des évolutions du parc client.
Bénéficier d’un interlocuteur unique pour l’informatique
En faisant office de guichet unique, l’infogérant permet de n’avoir qu’un seul numéro de téléphone à contacter pour l’ensemble des sujets informatiques. Ce dernier fait en effet par exemple le lien avec les fournisseurs d’accès internet, copieur, téléphonie, même si ce n’est donc pas lui qui a fourni ces services au client final.
Maintenant que les raisons d’avoir recours à l’infogérance sont claires, il est essentiel de savoir comment faire le bon choix de prestataire, et comment réussir son infogérance informatique.
Comme pour tout projet de sous-traitance, et donc de délégation de certaines tâches, l’infogérance peut présenter des risques si le choix du prestataire et du contrat associé sont mal effectués.
Confier la gestion de son système d’information, son administration, son optimisation et sa sécurité, est un sujet qui ne doit pas être prit à la légère et mérite mûre réflexion, basée sur un cahier des charges.
Faire appel à un prestaire d’infogérance présente de nombreux avantages, afin de se recentrer sur son cœur de métier. Le contrat mis en place devant permettre à la fois, la maintenance des équipements du parc, leur supervision, la gestion de leurs mises à jour. Et aussi leur protection, tout en bénéficiant d’un support technique et d’assistances par téléphone ou sur site, sans surcout.
Sur le papier, il n’y a pas de risques directement liés à l’infogérance de son parc informatique, et les avantages sont très nombreux. Toutefois, avant de contracter avec un prestataire, il conviendra de vérifier certains éléments :
- Situation géographique du mainteneur
- Si le contrat intègre des interventions sur site illimitées (ce qui est fortement conseillé afin d’éviter de mauvaise surprise en termes de surcoût), il convient d’être proche géographiquement de son mainteneur. Ceci, dans la mesure où s’il doit se déplacer physiquement, cela signifie que la panne ne peut être résolue à distance et peut donc être un incident majeur, paralysant plusieurs collaborateurs, voire l’ensemble de la société. Il est donc préférable que le prestataire n’ait pas plusieurs heures de route pour intervenir.
- Formation des équipes et technologies déployées
- S’assurer que les technologies déployées sont performantes et font partie des références sur le marché est essentiel. Aussi, contrôler que équipes sont formées sur les technologies déployées est un élément à vérifier, bien que cela puisse paraitre évident.
- Gestion de la sauvegarde de données
- Comme évoqué dans le point précédent, la technologie utilisée a son importance, tout comme le(s) lieu(x) de sauvegarde des données. Il convient de s’assurer que les données de son entreprise ne seront pas éparpillées chez différents prestataires. Aussi, qu’elles sont hébergées dans des data centers certifiés et protégés contre les risques d’intrusion et de sinistres. Enfin, qu’elles soient localisées en France est un plus.
- Réactivité associée au contrat
- C’est un point réellement différenciant dans les offres des prestataires. Le contrat doit spécifier les délais de prise en charge des demandes, et ces derniers doivent correspondre avec ses besoins.
- Transparence dans la communication et les actions
- Il n’est pas aisé de comprendre l’environnement informatique tellement il est technique. Le mainteneur et son équipe doivent donc faire en sorte d’être les plus clair et simples possibles dans leurs explications et être axés sur la communication. En effet, il n’est pas évident d’avoir un droit de regard sur les actions du mainteneur. Ce dernier doit donc mettre à disposition des outils via lesquels son client pourra suivre l’avancée des assistances en cours, mais aussi vérifier son inventaire, les recommandations du prestataire. Ou également être informé qu’une mise à jour du serveur a été effectuée en dehors des horaires d’ouverture, et que la sauvegarde quotidienne des données s’est bien déroulée.
- Rôle de conseil
- En lien avec le point précédent, la communication est la clé dans cette relation de partenariat. Le client doit pouvoir faire confiance à son prestataire, et ne pas devoir le solliciter pour savoir comment optimiser son parc, quand changer ses équipements.
- En mesure de répondre à l’ensemble des demandes
- Enfin, nous ne pouvons que conseiller d’exposer et vérifier l’ensemble des types de demandes souhaitées au quotidien. Et s’assurer que le prestataire soit en mesure de les réaliser.
Ainsi, dans la mesure où un cahier des charges a été rédigé en amont de la sélection du prestataire, et que ce dernier a été respecté afin de faire un choix, cela permet de maîtriser les risques que peut présenter l’infogérance.
L’informatique est aujourd’hui omniprésente dans les entreprises et les parcs sont de plus en plus hétérogènes. De ce fait, l’activité de toute PME y est étroitement liée. Ces outils doivent bénéficier d’une attention particulière afin d’éviter de subir des pannes et ralentir la productivité au quotidien. Pour autant, les enjeux liés à la maintenance informatique en entreprise ne sont pas toujours pris suffisamment au sérieux. Toute entreprise a donc intérêt à souscrire à un contrat de maintenance informatique.
En effet, des dysfonctionnements peuvent survenir malgré l’achat d’un matériel récent et de qualité, car ces équipements sont utilisés de manière intensive. Au-delà du matériel, ce sont aussi les logiciels utilisés au quotidien qui peuvent bloquer les utilisateurs à la suite de bugs (exemple : problème de réception de mails, d’impression, d’accès au serveur à distance, etc.). Pour ne pas subir de défaillances et voir son parc informatique paralysé de nombreuses heures, il convient d’avoir une stratégie de gestion des problématiques informatiques. Faire appel à un professionnel est une évidence, mais si aucun contrat d’intervention mentionnant des délais d’intervention ne lie les deux parties, alors ce prestataire ne sera pas tenu d’intervenir dès qu’il sera sollicité. Aussi, les délais d’intervention des informaticiens sont parfois relativement longs, ce qui peut fortement impacter la productivité d’une entreprise.
C’est alors qu’un contrat de maintenance informatique prend tout son sens.
Cela permet en effet de pouvoir solliciter au quotidien un prestataire qui peut intervenir rapidement en cas de problème. Ce type de service permet de bénéficier d’assistances de façon très réactive et d’être accompagné au quotidien, au moindre souci.
Selon les prestataires et contrats proposés, les délais de prise en charge des demandes peuvent différer et font partie des éléments auxquels il convient de prêter attention en amont de la souscription. Ce type de contrat est généralement mis en place sur douze mois renouvelables, sous la forme de mensualités.
Quel est le rôle du prestataire ?
Un prestaire informatique spécialisé en maintenance est tout d’abord une société dont l’équipe support est formée sur les technologies déployées et possède les compétences nécessaires pour traiter les demandes et faire preuve de réactivité.
Ceci, afin de permettre d’assurer le bon fonctionnement, la disponibilité et la sécurité des systèmes informatiques gérés.
En parallèle, le prestataire a un rôle de conseil et se positionne comme un partenaire de proximité. L’objectif étant d’être force de propositions et de s’adapter constamment, pour accompagner chaque client dans son évolution, en lui proposant des outils et solutions qui sauront correspondre à ses besoins. Enfin, en cas de panne, au-delà de la résolution de cette dernière, il est essentiel d’avoir les moyens de réagir rapidement pour que l’interruption de service soit la plus courte possible afin d’en limiter l’impact financier.
En général, un prestataire permet de bénéficier d’un support par téléassistances, et d’interventions sur site en cas de pannes bloquantes. Afin de maîtriser son budget et ne pas avoir de mauvaises surprises, il convient de souscrire à un contrat avec assistances illimitées (à distance et sur site), pour ne pas avoir de surcoût et gagner en sérénité. Ceci est donc aussi un élément à prendre en compte lors de son choix de prestataire, en complément des délais sur lesquels il s’engage.
A quoi correspond exactement la maintenance informatique ?
La maintenance correspond à l’activité visant à assurer le bon fonctionnement du parc informatique dans son ensemble. Cela englobe à la fois la mise en place d’actions préventives (prévention d’usure, contrôles pour anticiper des dysfonctionnements, gestion des mises à jour, etc.) et curatives (dépannage lors de bugs informatiques, prise en charge de l’équipement pour réparation constructeur, etc.).
En complément des assistances utilisateur effectuées via des interventions sur site ou par téléassistance, l’autre enjeux est la supervision effectuée quotidiennement par le prestaire.
Via un logiciel de supervision, le prestataire a une vue d’ensemble, en permanence, sur le parc informatique client. Cela concerne les principaux éléments du parc informatique : serveur ; postes et autres périphériques ; sauvegardes ; éléments de sécurité (antivirus, antispam, pare-feu). Et le logiciel de supervision émet des alertes si nécessaires, que ce soit pour anticiper des mises à jour ou pour une défaillance.
A quoi correspond exactement la maintenance informatique ?
La maintenance correspond à l’activité visant à assurer le bon fonctionnement du parc informatique dans son ensemble. Cela englobe à la fois la mise en place d’actions préventives (prévention d’usure, contrôles pour anticiper des dysfonctionnements, gestion des mises à jour, etc.) et curatives (dépannage lors de bugs informatiques, prise en charge de l’équipement pour réparation constructeur, etc.).
En complément des assistances utilisateur effectuées via des interventions sur site ou par téléassistance, l’autre enjeux est la supervision effectuée quotidiennement par le prestaire.
Via un logiciel de supervision, le prestataire a une vue d’ensemble, en permanence, sur le parc informatique client. Cela concerne les principaux éléments du parc informatique : serveur ; postes et autres périphériques ; sauvegardes ; éléments de sécurité (antivirus, antispam, pare-feu). Et le logiciel de supervision émet des alertes si nécessaires, que ce soit pour anticiper des mises à jour ou pour une défaillance.
Les différentes missions du prestataire sont :
- Gérer les incidents et les pannes au quotidien
- Assurer un service de téléassistances ou assistances sur site
- Effectuer une maintenance préventive pour éviter les pannes bloquantes
- Gérer la sécurité du système d’informations (antivirus, antispam, pare-feu, etc.) pour garantir la protection des données.
- Proposer des conseils pour les bons usages, pour gérer correctement sa politique de mots de passe et pour se prémunir face aux risques d’attaques.
- Gérer les droits des utilisateurs ainsi que les accès aux données/réseaux.
- Superviser les sauvegardes
- Gérer les mises à jour nécessaires (souvent effectuées le soir ou le week-end pour ne pas gêner les utilisateurs)
- Proposer des axes d’amélioration en cohérence avec l’activité du client et son développement.
- Conseiller pour les renouvellements de logiciels et matériels
- Faire le lien avec les différents prestataires informatiques en tant que guichet unique (exemple : lien avec le Fournisseur d’Accès Internet, Téléphonie, Logiciel Métier, fournisseur de copieurs, etc.)
Quels sont les avantages principaux de la maintenance ?
En somme, la maintenance permet d’anticiper les pannes, de mettre en place des actions préventives afin de permettre aux clients de ne pas perdre de temps à cause de défaillances et donc de gagner en productivité. Les avantages étant :
- Bénéficier d’une prévention
- Réaliser des économies
- Bénéficier d’une expertise
- Disposer un parc informatique à jour et performant
- Bénéficier d’un service de résolution des pannes efficace et réactif
- Gagner en productivité
Synexia, spécialisée sur la gestion de parc informatiques de PME est là pour vous accompagner.
Depuis plus de 12 ans, Synexia est le prestataire informatique de PME, collectivités et associations. Pour prendre soin des outils informatiques de nos clients, notre équipe est certifiée sur les technologies déployées et suit des formations régulières.
Pour gérer au mieux les parcs clients ainsi que leur sécurité, nous débutons chaque contrat par un audit technique du système d’information du client. Cela nous permet d’établir des préconisations et de relever l’ensemble des informations nécessaires à la bonne connaissance et au bon suivi du parc. Ceci, pour proposer un suivi personnalisé et de proximité.
Les détails qui font la différence :
Afin de proposer un service optimum, nos assistances sont illimitées et les délais d’intervention sur lesquels nous nous engageons sont rapides. Cela signifie que pour toute assistance, téléphonique ou sur site, aucun coût supplémentaire n’est à prévoir. Et ceci, quelle que soit la durée de résolution de l’assistance.
Aussi, nous faisons office de guichet unique en gérant l’intégralité des problématiques informatiques, en faisant le relais avec les prestataires d’accès internet ou logiciel par exemple.
Notre équipe technique est joignable du lundi au vendredi, via un numéro d’appel unique, de 9h à 12h30 et de 14h à 18h.
Un contrat de maintenance informatique doit contenir de nombreuses obligations, que ce soit pour le prestaire et aussi pour le client. Ce contrat doit également préciser le périmètre d’action et les moyens mis en œuvre par le prestataire. Il est donc nécessaire d’y apporter une attention bien particulière lors de sa rédaction.Voici une liste non-exhaustives des différents éléments qu’il doit contenir, accompagné de quelques exemples.
- Obligations du prestataire informatique
Tout d’abord, ce dernier doit respecter la confidentialité des données du client auxquelles il a accès.
Aussi, les membres de l’équipe technique doivent formés en matière de protection des données à caractère personnel.
Il lui incombe également une obligation d’information et un devoir de conseil.
Aussi, ses obligations s’entendent en termes de moyens et non de résultat. Ce dernier est effectivement dans l’obligation de mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à l’accomplissement de sa mission. Cependant, compte tenu des aléas qui peuvent subvenir dans ce domaine, il ne peut lui être reproché une non-atteinte de résultat escompté, si celui-ci est en mesure d’apporter la preuve des moyens mis en œuvre.
- Obligations du client
Obligation de payer, soit via la mise en place d’un abonnement, d’un forfait et/ou d’une tarification en fonction des services effectués. En effet, même si un contrat de maintenance peut couvrir des assistances illimitées, toute prestation de modification ou d’ajout, hors périmètre du contrat, fait l’objet d’une prestation et donc est soumis à devis.
Le client s’engage également à laisser libre accès au prestataire à l’intégralité de son Système Informatique.
Ce dernier s’engage à appliquer les instructions indiquées par le mainteneur ainsi qu’à suivre ses préconisations effectuées à la suite d’un audit de départ. Aussi, d’utiliser des équipements correspondant aux prérequis techniques validés par le prestataire.
L’interdiction de faire modifier, déplacer ou réparer son SI par un tiers sans l’intervention du mainteneur ou sans son autorisation préalable.
- Mentions à faire apparaître
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- Désignation des partie (le prestataire et le client, mentionnant raison sociale ; adresse postale ; nom du représentant).
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- Objet du contrat (description des éléments du parc informatique, des opérations à réaliser par le prestataire et leur fréquence).
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- Durée du contrat et prix : généralement conclu sur 12 mois, renouvelable par tacite reconduction, sauf dénonciation d’une des parties, en respectant un préavis de 3 mois avant la fin de l’engagement en cours.Le prix mentionne le montant annuel, ainsi que la fréquence de facturation et délais de paiement associés.
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- Délai et type d’intervention : en complément des heures d’ouverture du service d’assistances téléphoniques pour toute anomalie du SI, il convient d’indiquer les délais de prise en charge des demandes. Deux délais différents sont à prendre en compte : ceux concernant les pannes bloquantes et les pannes non bloquantes.Au-delà des assistances téléphoniques, certaines anomalies peuvent nécessiter une intervention sur site afin d’être résolues. Là aussi, le délai correspondant doit être stipulé.Enfin, certaines interventions sur site peuvent être proposées selon les besoins et soumises à la validation d’un devis (exemple : changer un disque HS dans un serveur). Afin de remédier à l’anomalie concernée, un délai d’intervention doit là aussi être stipulé sur le contrat.
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- La clause de résiliation
- Mentions essentielles
- La maintenance effectuée
- Si celle-ci est préventive et évolutive. Ainsi que curative.
- Les modalités d’intervention du prestataire
- Les horaires d’intervention associées
- L’autorisation du client afin que le mainteneur puisse accéder à distance à son SI
- La maintenance effectuée
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- Les éléments exclus du contrat
Généralement résiliable par chaque partie via lettre recommandé avec A.R, en respectant un délai de 3 mois en amont de la fin de la période en cours.
Aussi, certaines clauses peuvent prévoir un délai spécifique de 1 mois, par exemple en cas de violation d’une des parties de ses obligations contractuelles. Qui peuvent être par exemple : les interventions pour réparer des détériorations par erreur de manipulation du client. Ou aussi de refuser d’accepter une mise à jour nécessaire, visant à réparer des incidents.
Aussi, tout élément matériel ou logiciel n’étant pas mentionné dans la liste du SI rattachée au contrat, sont exclus du contrat.
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- Adhérer aux Conditions Générales du prestataire
- La limitation de responsabilité
La responsabilité du prestataire ne peut en effet être engagée si le client n’observe pas une des clauses mentionnées dans le contrat.
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- La clause de protection des données personnelles
Les parties s’engagent en effet à respecter la règlementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel.
Le prestataire est autorisé à traiter, pour le compte du client, les données à caractère personnel qui sont nécessaires au service de maintenance informatique (par exemple : nom, prénom, adresse mail, mots de passe, adresse de la société, téléphone)
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- Les mesures de sécurité du prestataire
Ce dernier doit indiquer les mesures de sécurité qu’il a mis en place sur son propre parc informatique. Ceci, concernant les règles de filtrage et d’accès au réseau. Ou la gestion des droits sur les dossiers partagés. Ou encore la gestion de ses mots de passe.
Ceci, afin d’être transparent envers le client et prouver que tout est mis en place pour protéger au mieux son parc informatique.
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- Le sort des données du client
Enfin, il convient de s’assurer qu’en fin de collaboration, le prestataire s’engage à restituer au client l’ensemble des données à caractère personnel qu’il détient sur ce dernier. Ou à les détruire.
L’infogérance a pour objectif de confier tout ou partie de la gestion de son système d’information à un prestataire extérieur, spécialisé en informatique. Cela signifie octroyer la gestion de ses ordinateurs, serveur(s), données, sauvegardes et éléments de sécurité à un seul et même spécialiste. Ceci, dans le but d’avoir un parc informatique performant et d’en limiter les pannes. En se déchargeant de ces tâches très techniques, cela permet de gagner du temps et se recentrer sur son activité et ses tâches génératrices de valeur ajoutée.Comment est effectuée la gestion du parc informatique ?L’objectif de souscrire à un contrat d’infogérance n’a pas pour unique vocation à solliciter son prestataire lors d’un bug ou d’une panne. Cela va bien au-delà du service d’assistances aux utilisateurs. Bien que les prestations d’assistances soient très appréciées par les collaborateurs qui peuvent ne pas être à l’aise avec les outils informatiques et perdent donc beaucoup de temps à tenter eux-mêmes de résoudre leurs bugs.
Parmi les services inclus dans un contrat d’infogérance, peuvent être notamment cités les éléments suivants :
- Un audit du parc informatique
Cette prestation s’effectue en premier lieu lors de la mise en place d’un contrat. L’objectif étant de réaliser un état des lieux du parc informatique, d’en identifier les éléments de performances, et ceux à améliorer, ainsi que les éléments de sécurité. A la suite de cette évaluation totale du système d’information, le prestataire est en mesure d’exposer les points d’améliorations et potentielles failles de sécurité. Enfin, des recommandations sont donc faites et adressées au client, dans le but de l’informer et lui exposer les actions à envisager si ce dernier désire combler les points négatifs décelés, afin d’augmenter les performances et la sécurisation de son SI.
- Une maintenance du parc informatique
A la fois préventive et curative, afin d’anticiper les risques de pannes et minimiser les temps d’interruption de services potentiels sur le SI. La maintenance informatique regroupe de nombreux avantages
- Une surveillance et sécurisation des systèmes et réseaux
Le monitoring du parc informatique (PC, serveur, données, réseau), effectué 24/7 permet de contrôler, superviser et administrer l’ensemble des éléments du SI et recevoir des alertes en cas d’anomalies. La sécurisation du système peut intégrer le déploiement d’éléments de sécurité si nécessaire (pare-feu, antivirus, antispam) ou de sauvegarde. Ainsi que le contrôle de leur bonne exécution, mises à jour et efficacité, par le biais de logiciels de supervision.
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- Un support technique et une assistance utilisateurs (aussi appelée Hotline)
Le prestataire d’infogérance dédie en effet une partie de son équipe au support téléphonique afin que quotidiennement, les utilisateurs puissent les contacter au moindre souci et ne pas perdre de temps à essayer de se dépanner eux-mêmes en interne. Comme par exemple : un problème d’envoi ou réception de mail, un souci pour imprimer, problème d’accès au serveur ou à l’ouverture d’un fichier, une panne internet, etc.
- Un accompagnement pour faire évoluer son parc informatique, et pour qu’il soit toujours performant
L’autre intérêt d’un contrat d’infogérance est de bénéficier de l’accompagnement de proximité de son partenaire informatique. En effet, ce dernier a un rôle de conseil et une parfaite connaissance du SI de son client. De ce fait, il se doit de lui prodiguer des recommandations pertinentes, en cohérence avec ses besoins et ses perspectives d’évolution. Ceci, que ce soit pour du renouvellement de postes ou l’acquisition d’un matériel plus performant, ou bien pour un changement de logiciel.L’objectif étant d’être apporteur de solutions nouvelles visant à accroitre la sécurité du parc, et aussi ses performances et donc la productivité du client.
- Un contrat personnalisé
Une prestation d’infogérance se met en place via un contrat avec un prestataire extérieur. Le contrat mentionne la nature exacte des prestations associées, les types de prises en charge et les délais associées sur lesquels s’engage le prestataire.
Evidemment, le contrat mentionne aussi la durée associée (généralement 12 mois reconductibles), le coût, le périmètre de la prestation et les équipements supervisés, ainsi que les différentes obligations des parties signataires.
Ce contrat doit pouvoir constamment s’adapter aux besoins et à la taille de l’entreprise cliente, afin de pouvoir être ajusté si le nombre d’équipements sur le parc augmente ou diminue.
Synexia vous accompagne dans votre projet
Confier la gestion de son système d’information à un prestataire externe ne doit pas être prit à la légère. Certains éléments doivent être étudiés avec attention pour s’assurer que les prestations proposées correspondent aux besoins de l’entreprise et que les délais de prises en charge des incidents sont suffisamment rapides.
Le SI d’une entreprise est un élément crucial pour son fonctionnement et son développement, c’est pourquoi Synexia œuvre au quotidien, et dans une logique long-termiste, à fournir un travail de qualité associé à une forte réactivité pour ne pas impacter la productivité de ses clients.
Synexia propose des contrats d’infogérance avec assistances illimitées (à distance et sur site) et des délais de prise en charge des demandes très rapides. Ces contrats répondent aux besoins des PME, collectivités et associations et ont été rédigés en collaboration des avocats spécialisés. Travailler avec Synexia, c’est faire le choix d’un prestataire informatique dont les valeurs sont le sens du client, l’efficacité et l’esprit d’équipe.
Nous sommes à votre écoute pour étudier ensemble votre projet.
- Définir ses besoins
La première étape est de définir un cahier des charges. Il convient de lister et hiérarchiser, par ordre d’importance, les priorités et les éléments indispensables que l’on souhaite mettre en place via un partenariat avec un infogéreur.
Ceci, en faisant un état des lieux de la situation actuelle et en définissant ce vers quoi l’on souhaite tendre dans un monde idéal. Ce cahier des charges permettra de bien exposer son besoin aux prestataires que l’on consultera, et aidera à orienter sa décision en fonction des services proposés par chacun.
Cette stratégie IT, concernant la gestion de l’ensemble du système d’information, doit être mise en place en corrélation avec la stratégie globale de l’entreprise. De ce fait, direction générale et responsables de services doivent travailler communément sur ce sujet, en tenant compte des problématiques rencontrées par leurs collaborateurs. Ceci, afin de bien cibler les solutions vers lesquelles l’entreprise a besoin de tendre pour améliorer l’efficacité et le bon fonctionnement de son SI, dans le but de se recentrer sur son cœur de métier et gagner en productivité.
- Bien choisir son partenaire
Il est en effet question de nouer une relation de partenariat de confiance et d’exclure toute relation de « client/fournisseur ». Confier la gestion de son parc informatique à un prestataire externe, incluant donc la protection de ses données, nécessite d’établir une forte relation et que ce dernier inspire un sentiment de sécurité.
Les besoins d’une entreprise peuvent évoluer rapidement, tout comme les effectifs, le volume des équipements et des données à gérer. Il est donc essentiel que le prestataire sélectionné ait une bonne connaissance du SI de l’entreprise, sache faire preuve de réactivité et soit proactif dans ses actions et ses conseils.
- Etablir une fin de collaboration (si engagé avec un autre prestataire)
Cette étape doit également être anticipée et bien cadrée. Le prestataire sortant devra être prévenu du souhait de rompre le contrat, suffisamment en amont de la date anniversaire (généralement 3 mois), via une lettre recommandée avec avis de réception. Aussi, ce dernier devra prendre en charge la phase de transition en communiquant au client toutes les informations nécessaires à la gestion du parc, qu’il a en sa possession.
- Réaliser un audit
Faire réaliser un audit par son nouveau prestataire informatique est censé être inclus dans le contrat souscrit. En effet, il est essentiel pour le gestionnaire du SI de bien cibler le périmètre à infogérer, de déceler les potentielles failles de sécurité et axes d’amélioration à mettre en place. Ceci, afin d’adresser des recommandations au client et l’informer de l’ensemble des éléments relevés et conseils associés.
L’objectif premier étant avant tout de viser à une bonne sécurisation des données plutôt qu’effectuer des assistances utilisateurs. Et aussi de s’assurer que le parc est en bon état de fonctionnement et dispose des ressources matérielles nécessaires à la bonne productivité de l’entreprise. En effet, il est primordial de s’assurer que le SI ne présente pas d’élément pouvant entrainer une panne bloquante, qui entrainerait une interruption de service, et donc une perte financière.
- Améliorer et communiquer
Parmi les éléments à prendre en compte lors de son choix de prestataire, l’amélioration continue doit être un des critères les plus importants. L’infogérant se doit effectivement d’être proactif, et de ne pas attendre les appels de ses clients pour réagir et donc rétablir une panne qu’il aurait pu anticiper et donc éviter.
En instaurant un monitoring du système d’information de son client, le prestataire est en mesure de superviser les postes, les équipements réseau, de sécurité et de sauvegarde. Il est ainsi en mesure d’appliquer les mises à jour et correctifs nécessaires afin de limiter les risques de dysfonctionnements.
A cela s’ajoute la communication associée, dans le but d’être totalement transparent avec le client concernant la santé de son parc ainsi que concernant les actions effectuées et la gestion des assistances utilisateurs. Son rôle de conseil implique aussi de préconiser des évolutions techniques au client, de l’aider à se projeter dans le renouvellement de ses équipements et la gestion de son budget IT avec les prévisionnels associés afin de maîtriser ses coûts.
Incontournable dans le monde de l’informatique d’entreprise, la suite bureautique Microsoft Office séduit des milliards d’utilisateurs. Nul besoin de présenter ses logiciels phare : Word, Excel et PowerPoint, accompagnés d’Access et Outlook, qui sont nécessaires au quotidien en entreprise.
Pour se procurer les outils Microsoft, deux options s’offrent aux entreprises : acquérir un pack Office 2019 (version la plus récente à ce jour), ou souscrire à un abonnement Office 365. Plusieurs éléments sont à prendre en considération pour faire son choix. Notamment lorsque l’entreprise est équipée de nombreux postes de travail.
Voici ci-après les différences entre ces deux façons de se procurer la suite Office :
OFFICE 2019
L’avantage premier d’Office 2019, est que cet achat est définitif et permet d’être propriétaire de la licence. Il n’y a donc qu’une seule dépense à envisager. La licence peut être installée sur un PC ou sur un Mac (une seule fois). Les mises à jour de sécurité sont effectuées mais cela ne permet pas de bénéficier de nouveaux outils ou nouvelles fonctionnalités. Cela implique donc de racheter une version plus récente lorsque cette dernière devient obsolète, pour bénéficier des mises à jour.
OFFICE 365
Nouvellement renommée Microsoft 365, cette version est une licence d’abonnement cloud, impliquant donc un engagement mensuel ou annuel.
Ce système SaaS (Software as a Service), accessible via le web, peut permettre de réduire les coûts en entreprise. De plus, avec ce système, les mises à jour de sécurité et des fonctionnalités sont faites régulièrement. Enfin, à cela s’ajoutent l’application de messagerie Exchange, le partage et le stockage de données OneDrive (avec 1To de stockage par utilisateur). En complément, on retrouve Microsoft Teams pour faciliter le travail collaboratif et les visioconférences.
QUELLE VERSION D’OFFICE 365 CHOISIR POUR SON ENTREPRISE ?
Microsoft 365 Business est adapté aux besoins des TPE-PME. Les versions les plus couramment utilisées étant : Microsoft 365 Business Basic (anciennement nommé Office 365 Business Essentials) et la version Microsoft 365 Business Standard (anciennement Office 365 Business Premium).
AVEC BUSINESS BASIC, À 4,20€ HT PAR MOIS, PAR UTILISATEUR, CELA PERMET DE :
- Bénéficier de la version web et mobile des applications de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Utiliser les services Teams pour échanger facilement entre collègues et faire de la visioconférence
- Etre dôté de 1To de stockage cloud OneDrive, ainsi que SharePoint et Exchange.
AVEC BUSINESS STANDARD, À 10,50€ HT PAR MOIS, PAR UTILISATEUR, CELA PERMET DE :
- Bénéficier des applications de bureautique en physique et également des mêmes services collaboratifs qu’avec la Basic (Teams, OneDrive, SharePoint et Exchange)
- En complément, chaque utilisateur peut installer Office sur 5 appareils à la fois. Un document peut donc être modifié depuis mobile ou iPad, et terminé sur un PC.
Enfin, pour ceux ayant de plus amples besoins de stockage, il convient de se diriger vers l’offre dédiée aux Grandes Entreprises. Notamment, avec Microsoft 365 Entreprise. Dans ses différentes versions, la Microsoft 365 E3, à 31,50€ HT par mois et par utilisateur, permet de bénéficier d’un stockage OneDrive illimité. Enfin, cela offre un stockage illimité pour la messagerie, ainsi que d’autres fonctionnalités complémentaires.
La principale différence entre les deux suites Microsoft réside donc dans le besoin d’avoir des outils collaboratifs et dans son mode de financement (achat de licence ou abonnement mensuel).
Notre équipe, certifiée Microsoft, est à votre disposition pour vous accompagner dans votre choix ainsi que pour déployer et utiliser la suite Office dans votre organisation.
Comment créer un mot de passe fort, complexe et unique. Utiliser un gestionnaire et changer régulièrement son mot de passe. Pourquoi créer un mot de passe fort alors que vous en utilisez un facile ?
Pourquoi il ne faut surtout pas utiliser votre mot de passe pour différents comptes ? Pourquoi intégrer des caractères dans vos mots de passe ainsi que des chiffres et des lettres majuscules et minuscules ?
Nous répondons à ces questions dans l’article ci-dessous et vous donnons quelques astuces afin de créer de bons mots de passe.
UN BON MOT DE PASSE POUR VOTRE COMPTE
Avant d’expliquer comment créer un mot de passe fort, commençons par en évoquer les raisons et l’utilité que cela apporte.
Au quotidien, nous avons tous énormément de comptes en ligne, accessibles avec un identifiant et un mot de passe. Cela semble donc suffisant, au premier abord, pour sécuriser nos accès sur internet. Mais ce n’est pas le cas si l’on n’utilise pas un mot de passe suffisamment long et complexe afin d’augmenter le niveau de protection de nos comptes.
En effet, il est très facile pour un pirate, à l’aide d’un ordinateur, de deviner un mot de passe qui n’est pas complexe.
Par exemple : un mot de passe du dictionnaire, quelle qu’en soit sa longueur, serait trouvé en quelques heures seulement. Alors qu’il faudrait des années pour trouver un mot de passe fort.
De ce fait, pour votre sécurité informatique, on comprend mieux l’enjeux de créer un bon mot de passe et la nécessité d’en utiliser des différents selon ses comptes sur internet. D’autant plus si le code de déverrouillage de son PC est identique au code d’accès de son compte en banque…
UN MOT DE PASSE LONG, BASÉ SUR UNE PHRASE, CONTENANT LETTRE, SYMBOLE, CHIFFRE, MINUSCULE, MAJUSCULE ET CARACTÈRE SPÉCIAL
Il est recommandé de bâtir son mot de passe à l’aide d’une phrase plutôt que d’un mot.
Il doit être construit avec au moins 8 caractères (idéalement 10 à 12), contenant :
- Minuscules
- Majuscules
- Chiffre (au moins 1)
- Caractère spécial (au moins 1)
Votre mot de passe ne doit jamais faire référence à vos données personnelles, afin que personne ne puisse le deviner.
En effet, votre date de naissance ou le prénom de votre enfant sont par exemple des informations disponibles sur les réseaux sociaux.
Pourquoi cela ? Car un pirate, pour tenter de trouver votre mot de passe, va tout d’abord demander à l’ordinateur d’effectuer des recherches en lien avec vos données personnelles.
Prenons l’exemple du mot de passe « Rio2mille!9 ». C’est un mot de passe fort, qui correspond aux prérequis d’un bon mot de passe. Toutefois, si votre perroquet s’appelle Rio, et qu’il est né en 2019, un pirate peut facilement trouver ces informations sur les réseaux sociaux. Ce dernier n’aura donc plus qu’à demander à l’ordinateur de tester un maximum de combinaisons en entre le nom de votre animal et sa date de naissance. Ou encore, avec les informations concernant vos enfants ou votre conjoint.
De ce fait, il convient de proscrire tout mot de passe relatif à un mot issu du dictionnaire, ou faisant référence à une information personnelle connue publiquement, comme une date de mariage ou de naissance.
Enfin, il ne doit pas figurer dans la liste des mots de passe les plus utilisés.
UN MOT DE PASSE UNIQUE, CONTENANT DES CARACTÈRES ET, SI POSSIBLE, GÉNÉRÉ DE FAÇON ALÉATOIRE
Il convient d’utiliser un mot de passe unique et différent pour chaque compte de messagerie (professionnelle et personnelle). Tout comme pour tout autre accès en ligne présentant un caractère sensible (banque, réseaux sociaux, messagerie).
En effet, si par exemple un compte est victime d’une fuite de données, votre mot de passe pourrait être réutilisé afin d’accéder à vos autres comptes si les mots de passe sont identiques.
Vous pouvez vérifier si vous avez un compte qui a été compromis dans une violation de données et ainsi découvrir la source pour y remédier.
Il est donc évident que :
- Votre mot de passe ne doit pas être noté sur un post-it à côté de votre poste.
- Ni même sur un document Word dans votre ordinateur, ou sur votre smartphone ou encore dans vos mails. (Car ils ne sont pas prévus pour stocker et sécuriser les mots de passe.)
- Ne demandez pas à un tiers de vous créer un mot de passe.
- N’enregistrez pas la mémorisation automatique des mots de passe dans votre navigateur internet.
- Changez les mots de passe qui vous sont attribués par défaut
- Au moindre soupçon, changez votre mot de passe
- Sur un ordinateur partagé en lieux public, utilisez la navigation privée et déconnectez vos sessions après chaque utilisation
Mais comment se souvenir d’un mot de passe unique par accès sur internet ?
Ci-après, nous vous donnons quelques astuces pour créer un mot de passe fort et s’en souvenir. Mais pour se souvenir de tous ses mots de passe, à moins d’utiliser un coffre-fort numérique de type gestionnaire de mot de passe, il est évident qu’il est impossible de tous les mémoriser.
La technique que vous pouvez utiliser est de créer un mot de passe fort, puis de rajouter des lettres, selon le site auquel vous vous connectez. Exemple : rajouter « Fcb » à la fin du mot de passe lorsque cela concerne Facebook, « Gml » pour votre messagerie Gmail, etc.
QUELQUES ASTUCES POUR CRÉER VOS MOTS DE PASSE
Basez-vous sur une phrase que vous aimez bien utiliser, sur un proverbe qui vous marque, ou sur une citation extraite de votre film préféré.
Prenons pour exemple : « Rio ne répond plus » (nous ne parlons pas ici de votre perroquet, rassurez-vous, mais du film OSS 117 😊 ) avec la réplique « D’aucun ont des aventures, je suis une aventure ! »
En utilisant la première lettre de chaque mot, et en conservant la ponctuation, cela donnerait : D’aoda,jsua !
Que l’on pourrait complexifier avec un mélange de majuscules, minuscules, chiffres et symboles, en : #D@0da,Js1a !
Explications : ici, le premier A est remplacé par un @ – le o remplacé par le chiffre 0 – le un par le chiffre 1.
Ce mot de passe serait donc simple à retenir et très difficile à deviner.
La CNIL met à disposition un outil pour aider les utilisateurs à créer un mot de passe long et mémorisable.
PAS D’IDÉE ? UTILISEZ UN GÉNÉRATEUR ET UN GESTIONNAIRE DE MOTS DE PASSE
Vu que tous vos mots de passe sur internet doivent être différents, il est quasiment impossible de tous les retenir !
Simplifiez-vous la tâche avec un gestionnaire de mots de passes. Ainsi, vous n’avez plus qu’un seul mot de passe à retenir : celui de votre gestionnaire, qui sécurisera les autres. KeePass est un gestionnaire gratuit recommandé par la CNIL. Autre option, utiliser Dashlane, plus simple d’utilisation et gratuit jusqu’à 50 mots de passes.
PAS DE PLACE AU HASARD : AUGMENTEZ VOTRE SÉCURITÉ AVEC UNE DOUBLE AUTHENTIFICATION
Si cela est possible, dans les paramètres de votre compte utilisateur, activez la double authentification. Cela vous sécurise d’autant plus et vous permet d’être informé par email ou sms de toute tentative de connexion à votre compte depuis un autre terminal.
POUR ENCORE PLUS DE SÉCURITÉ, CHANGEZ RÉGULIÈREMENT VOS MOTS DE PASSE
Un des mots de passe les plus importants à changer régulièrement est celui de votre adresse email. En effet, c’est grâce à votre boite mail que vous pouvez réinitialiser des mots de passe. Donc au moins une fois par an, changez celui-ci et autres accès de comptes que vous jugez nécessaires.
En entreprise, il convient de mettre en place une stratégie d’expiration de mot de passe automatique pour les accès aux sessions et boites mail. Ceci, idéalement tous les 90 jours, afin de renforcer la sécurité en interne.
Pour plus d’informations sur la sécurité d’entreprise, contactez-nous.
Le télétravail, cette forme de travail qui se fait à distance, s’est largement démocratisé avec la crise sanitaire de la Covid-19. Si celui-ci comporte son lot d’avantages et inconvénients, il présente surtout un ensemble de…
Le télétravail, cette forme de travail qui se fait à distance, s’est largement démocratisé avec la crise sanitaire de la Covid-19. Si celui-ci comporte son lot d’avantages et inconvénients, il présente surtout un ensemble de risques qu’il est important de connaître afin de s’en prémunir.
Télétravail : quels cyber risques ?
Par définition, le télétravail impose un changement d’organisation radical : assurer son poste sans être sur son lieu de travail. Cela implique notamment de nombreux risques informatiques, étant donné que l’accès à certaines ressources doit se faire à distance. Cet accès doit donc utiliser un réseau comme intermédiaire qui n’est pas le réseau interne de l’entreprise, plus sécurisé qu’une simple connexion domestique.
Au-delà des risques liés au transfert d’informations par un nouveau réseau, l’accès aux différentes ressources professionnelles via une nouvelle machine, possiblement un ordinateur personnel, est une véritable bombe à retardement. Pour peu que celui-ci soit vérolé (touché par un virus) ou ne soit pas à jour, les données sensibles comme les mots de passe se retrouvent largement exposées.
Enfin, l’environnement de travail peut augmenter les risques d’erreur : téléchargement de logiciels malveillants type Cheval de Troie, récolte de données confidentielles via hameçonnage (phishing), etc.
Les risques d’un télétravail mal préparé sont donc très concrets et très dangereux pour une entreprise, le vol d’informations confidentielles (coordonnées bancaires, secret industriel, corruption de mots de passe) étant le principal danger. Ces données peuvent être alors divulguées ou vendues, ou encore bloquées jusqu’à versement d’une rançon de votre part (rançongiciel ou ransomware).
Nos conseils pour télétravailler en sécurité
Deux mots d’ordre pour un télétravail avec des risques maîtrisés : prévention et préparation. La prévention passe par la formation de tous les futurs collaborateurs en télétravail aux bonnes pratiques : utilisation des outils mis en place par l’entreprise, méfiance vis-à-vis des mails et autres démarchages d’expéditeurs inconnus, mise à jour de son système d’exploitation et de ses logiciels.
En termes de préparation, il est important pour l’entreprise de mettre en place les outils nécessaires à la sécurité informatique des télétravailleurs. Le premier et plus important est de mettre à disposition un ordinateur de fonction, évitant l’usage des machines personnelles et les dangers qui leur sont propres. Côté logiciel, il est conseillé d’utiliser des gestionnaires de mots de passe, pour sécuriser les identifiants aux différentes plateformes. Autre outil logiciel important : le VPN, un outil permettant de crypter la connexion à un réseau, ce qui réduit les risques au moment de transférer des informations via sa connexion domestique.
91% des attaques informatiques débutent par un email
Ceci est le vecteur d’attaque privilégié par les pirates car il s’agit du moyen de communication le plus utilisé dans le monde. Les cyberattaquants savent que les utilisateurs sont faillibles et que la majorité des entreprises ne sont pas suffisamment protégées.
Au-delà des emails envoyés par des pirates (que l’on ne reçoit évidemment pas tous les jours), l’antispam a aussi pour rôle de faire gagner beaucoup de temps aux utilisateurs. Comment ? Simplement en triant tous les « graymails » quotidiens : newsletters, notifications des réseaux sociaux, publicités, spams… Le fait de les trier automatiquement permet de ne pas les recevoir dans la boite de réception principale et donc de devoir les trier soi-même sans arrêt.
Détecter les menaces, sensibiliser les utilisateurs et trier les courriers, voici les fonctions d’un antispam. Le haut niveau de performance des algorithmes d’antispams est lié aux milliards d’emails traités, auxquels s’ajoutent les retours utilisateurs.
Les différents types de règles existantes sont capables de détecter s’il s’agit de mail de phishing, de malware ou de spam, en fonction de l’entête du mail et/ou de son contenu (texte, lien, PJ).
La solution d’intelligence artificielle utilisée, permet au logiciel de comprendre le but du mail reçu :
- Comment l’email a été construit ?
- Que fait le code inclus dans la Pièce-Joint ?
- Est-ce que ce comportement est normal et a un sens ?
- Pourquoi a-t-il été envoyé ?
L’antispam analyse donc toutes les informations de l’email : sa construction, ce qui est inclus en PJ, le comportement du mail, etc. Afin d’étudier les informations relevées pour les comparer aux modèles comportementaux.
Ainsi, en passant tout au peigne fin, l’antispam est à-même de détecter des comportements connus ou suspects.
Exemple : si un lien figure dans le mail et que cela n’a rien à voir avec le contexte de l’email, l’antispam est en mesure d’identifier que ce mail est dangereux et que son but est malveillant.
Par la suite, l’antispam va soit bloquer l’email si l’expéditeur / nom de domaine n’est pas connu, soit le laisser passer tout en affichant un message d’alerte pour l’utilisateur.
Evidemment, la solution antispam est paramétrable via une console d’administration, que le prestataire informatique configure selon les besoins du client puis qu’il supervise au quotidien.
Une fois installé, l’antispam est en mesure de :
- Rediriger les mails légitimes dans la messagerie du client
- Supprimer les menaces
- Mettre en quarantaine les publicités, newsletters et autres mails pouvant être polluants.
Et de proposer à l’utilisateur final de se connecter à la console afin de consulter les mails bloqués et de décider s’il souhaite : relâcher le mail afin qu’il soit distribué dans sa boite de réception ; toujours autoriser l’expéditeur de ce mail à être distribué dans sa boite de réception ; l’autoriser juste une fois ou le bloquer totalement.
Vous êtes utilisateur de Microsoft ? Attention, elle est la marque la plus usurpée dans le monde
Pourquoi ? Car c’est une solution utilisée par près de 300.000 professionnels à travers le monde.
Et une fois que le hacker accède à la boite mail de l’utilisateur, via le compte Microsoft 365, il peut également accéder aux applications complémentaires : Excel, OneDrive, SharePoint, Teams, etc.
C’est pourquoi il est judicieux d’utiliser un antispam intégré pour la solution Microsoft 365, en l’occurrence : VadeSecure, qui protège tout le tenant ID Microsoft.
Voici les différents types de menaces véhiculées par email : malware, ransomware, phishing, spear phishing
Malware : logiciel malveillant inclus dans un pièce-jointe qui peut infecter un ordinateur et permettre à l’attaquant de surveiller les actions de l’utilisateur, de façon inaperçue. Ce type de logiciel a également la possibilité de chiffrer des données et déboucher sur une demande de rançon, ce que l’on appelle le ransomware.
Ransomware : c’est un malware ayant pour but de crypter des données afin qu’elles soient inaccessibles tant qu’une rançon n’est pas payée en contrepartie. Sauf que rien ne garantie que le fait de payer la rançon débloquera l’accès aux données. Ceci n’est d’ailleurs pas du tout recommandé : pourquoi faire confiance à une personne qui nous a piégé, en lui donnant de l’argent ?
Phishing : ici, le cyberattaquant se fait passer pour une société bien connue (exemple : Orange, EDF, Paypal, impots.gouv) dans le but de leurrer le destinataire. Ceci, en créant un climat de confiance, ou d’urgence, incite le destinataire à renseigner ses données personnelles : identifiant, mot de passe, numéro de compte bancaire ou de CB…
Exemple : « cliquez ici pour remplir votre formulaire de remboursement d’impôts »
Spear Phishing : il s’agit là aussi d’usurpation d’identité où le pirate envoie un mail en se faisant passer pour une personne que le destinataire connait : un membre de son réseau (trouvé sur les réseaux sociaux), c’est-à-dire, un ami, un collègue ou un supérieur hiérarchique.
L’attaque la plus connue dans ce contexte s’appelle : l’arnaque au président. En se faisant passer pour le PDG d’une société et jouant sur la notion d’urgence afin que le destinataire agisse vite, cela permet aux pirates de récolter des informations confidentielles (exemple : demander de rapidement effectuer un virement sur le compte d’un fournisseur qui a changé de coordonnées bancaires).
Dans ce cas de figure, l’antispam va détecter la demande d’informations sensibles et alerter le destinataire.
Nos conseils de vigilance :
- Toujours vérifier l’adresse email de l’expéditeur
- Si le nom affiché peut nous être familier, regarder l’adresse mail associée permet généralement de se rendre compte qu’elle n’a aucun lien avec l’expéditeur en question
- Être vigilant face aux liens insérés dans les mails (survoler le lien avec la souris pour vérifier vers quel site il redirige).
- Être vigilant concernant les pièces-joints insérées dans les mails
- Ne jamais communiquer de coordonnées bancaires par email
- Ne renseignez aucune information personnelle si vous avez le moindre doute
Synexia vous accompagne dans vos projets de sécurité informatique
Lors d’un projet de téléphonie d’entreprise, cette dernière fait face à différents choix rattachés à des notions très techniques, qui peuvent perturber et brouiller la bonne compréhension.
Quelles sont les différences d’utilisation et de fonctionnement entre les technologies proposées ? Afin de savoir vers quelle solution se tourner en fonction de son besoin et son budget, il convient de savoir distinguer les offres. Ci-après sont évoqués les éléments différenciants entre l’IPBX et le PABX.
- Qu’est-ce qu’un PABX ?
Le PABX est, par définition, un autocommutateur automatique privé. En d’autres termes, c’est un standard téléphonique traditionnel utilisant un réseau de télécommunication différent du réseau informatique que possède l’entreprise. Son fonctionnement se fait donc par le biais du RTC (Réseau Téléphonique Commuté) et n’utilise pas la bande passante. Ce qui peut avantager les sociétés ne bénéficiant pas d’une bonne connexion internet.
En complément, ce système permet d’effectuer des transferts d’appel, des conférences téléphoniques et de faire office de serveur vocal interactif.
L’inconvénient principal de ce système téléphonique est son coût. En effet, les équipements et la maintenance associée sont généralement onéreux, tout comme les frais de communication.
Vient alors à se demander si la mise en place d’une solution alternative ne serait pas plus pertinente pour son entreprise.
- Qu’est-ce qu’un IPBX ?
A l’inverse du PABX, l’IPBX est quant à lui raccordé au réseau internet de l’entreprise. Cet acronyme signifiant : Internet Protocol Branch Exchange. C’est-à-dire que les postes téléphoniques utilisent la technologie de la voix sur IP. Les téléphones sont donc connectés à une prise réseau RJ45, tout comme l’ordinateur associé au poste de travail d’un collaborateur.
Lors d’une migration d’un parc téléphonique vers l’IPBX, il est nécessaire de se doter de téléphones compatibles avec la VoIP. L’investissement nécessaire est dans ce cas plus important que celui dans le cas d’un PABX, mais les coûts de communication sont bien moindres. De ce fait, sur le long terme, cette solution est la moins onéreuse.
Aussi, les fonctionnalités associées sont bien plus nombreuses et facilitent la communication en interne et avec l’extérieur. Retrouvez ici les nombreux avantages que représente la téléphonie sur iP.
Il est donc évident que pour pouvoir se tourner vers cette solution, il est nécessaire de disposer d’une bonne connexion internet, afin que la bande passante ne soit pas impactée.
Que ce soit pour un projet de téléphonie ou de lien internet, Synexia est en mesure de proposer des offres adaptées à tout besoin. Ceci, en endossant le rôle d’opérateur et en pilotant le projet de migration dans son intégralité. Contactez-nous
La téléphonie sur IP, ou « VoIP », nous en entendons parler depuis plusieurs années.
Qu’est-ce vraiment, quelle est la signification de ces abréviations, quels en sont les avantages en entreprise ?
Nous allons aborder ci-après ces sujets et apporter des éléments de réponse.
« VoIP », signifie « Voice Over iP », soit « la voix par protocole internet », si nous devions franciser cela. La voix sur IP donc, est un protocole informatique permettant de transmettre la voix via le réseau internet. Ce mode de fonctionnement est donc à l’opposé de la téléphonie classique, transitant par le réseau téléphonique commuté (communément appelé RTC). La téléphonie IP est très démocratisée en entreprise part ses nombreux avantages. Fini donc le branchement d’un téléphone sur une prise en murale en T. Les connexions se font à présent sur des prises réseau RJ45.
Les avantages de la téléphonie sur IP en entreprise
Le premier avantage, et non des moindres, est d’un point de vue financier. Les frais de communication mensuels se voient diminuer lors d’un passage à la VoIP. Ne demandant pas beaucoup de bande passante pour fonctionner, cette dernière n’affecte pas le réseau interne de l’entreprise, et permet de relier plusieurs sites entre eux. En interne, la communication est aussi simplifiée entre les différents services. En effet, un collaborateur n’est ainsi plus associé à une ligne téléphonique, mais à un poste. De ce fait, chaque collaborateur conserve son numéro est et joignable s’il change de bureau, de service, s’il est en déplacement ou bien en télétravail, via l’application dédiée sur son smartphone.
En résumé : Gain d’argent, gain en mobilité et simplification d’utilisation sont au rendez-vous.
Comment migrer sa téléphonie vers la solution IP ?
Après avoir vérifié que la connexion internet de l’entreprise est suffisamment puissante, il convient de prendre contact avec un prestataire habilité à la téléphonie sur IP.
Ce dernier aura besoin de connaître le besoin : abonnement souhaité, nécessité d’un serveur vocal interactif (SVI), nécessité d’une Sélection Directe à l’Arrivée (SDA), nombre d’appels simultanés souhaités, nombre de téléphones souhaités (standard, téléphones fixes, téléphones sans fil dits « DECT »).
- Explications des termes utilisés ci-dessus :
Un Serveur Vocal Interactif est un système ayant la capacité de « dialoguer » avec un utilisateur lors d’un appel. En effet, le SVI permet de recevoir et émettre un appel, de proposer des choix et réagir en fonction (ex : « pour joindre le service technique, tapez 1 »). Aussi, de diffuser un message pré-enregistré tout en ayant la possibilité de gérer simultanément plusieurs appels entrants.
La Sélection Directe à l’Arrivée permet à l’ensemble des postes d’un réseau téléphonique (ceux souhaités), de bénéficier de la réception directe des appels entrants, même si ces derniers postes n’ont pas une propre ligne vers l’extérieur. Par exemple, en appelant depuis l’extérieur et en composant la touche 1 comme vu ci-dessus, l’ensemble des téléphones rattachés au service technique vont de ce fait sonner, sans nécessiter à l’appelant de passer par un standard. Transitant par le PABX (Autocommutateur téléphonique privé), le nombre de SDA correspond au nombre de téléphones joignables via un numéro composé. Le rôle du PABX étant donc d’acheminer directement l’appel vers les postes téléphoniques concernés.
Par la suite, il conviendra évidemment de s’équiper de matériel téléphonique compatible, que le prestataire sera en mesure de fournir, d’installer et d’effectuer la maintenance associée.
Aujourd’hui, énormément de prestataires informatiques sont certifiés et déploient la téléphonie sur iP, permettant aux entreprises déjà clientes via un contrat d’infogérance par exemple, de confier cela à ce même prestataire. Ainsi, cela facilite la compréhension du besoin, la maîtrise des coûts, des délais, et du service après-vente.
Synexia est à votre disposition pour étudier tout projet de migration de téléphonie, et vous accompagner de A à Z sur ce sujet.
